A Magyar Posta által biztosított SZEÜSZ és KEÜSZ szolgáltatások (4. rész)

Négyrészes cikksorozatunk befejező részéhez értünk. Korábbi blogbejegyzéseinkben volt szó a Magyar Posta által nyújtott SZEÜSZ szolgáltatásokról általánosságban a szabályozott és központi elektronikus szolgáltatások rendszerén belül elfoglalt helyéről, majd részletesen is elmagyaráztuk a szolgáltatások lényegét, működését és vizsgáltuk az iratkezeléssel, iratkezelő rendszerekkel való kapcsolatukat. Végezetül járjuk körbe a szolgáltatással kapcsolatos tapasztalatokat többféle megközelítésből is.

A Magyar Posta által nyújtott SZEÜSZ és KEÜSZ szolgáltatásokkal kapcsolatos tapasztalatok

A hibrid konverzió szolgáltatás igénybevételének feltételeit egy új ügyfél esetén a korábbi bevezetések során szerzett, a szolgáltatónál felhalmozott tapasztalatok figyelembevételével tehetjük könnyebbé. Ezért célszerű áttekinteni azokat a szempontokat, amelyek néhány tipikus csapda elkerülésében segítséget nyújthatnak. Emellett néhány, az igénybevétel során és folyamatában is említésre méltó tapasztalat is ismertetésre kerül.

Bevezetés során

A szolgáltatás tartalmának megismerése

A hibrid konverzió szolgáltatásai nagymértékben adottak, az igénybevétel variációit a szolgáltatást leíró dokumentum, a Másolatkészítési Rend1 kimerítően tartalmazza, ugyanakkor ennek áttekintése nem könnyű. Ezért célszerű egy első tájékoztató találkozó alkalmával megismerni ennek részleteit, ez alapján meghatározni az adott intézmény számára legjobb lehetőségeket.

Ennek több haszna is van:

• Az igénybevétel tervezése során már figyelembe lehet venni az adottságokat, képességeket,
• Elkerülhetők a feltételezések, esetleges félreértések,
• Tisztázható, mi az, amit az igénybevétel során vezérelni lehet, és mit nem, mivel a rendszer kialakítása a jogszabályi előírások mentén minden igénybe vevő számára azonos feltételeket teremt, így testre szabásra, egyedi igények implementálására nincs mód,
• A tájékoztatón lehetőség nyílik a felhasználók, a vezetők, és az informatikai munkatársak számára is felvilágosítást adni, az őket érintő kérdésekben.

Tehát célszerű a tájékoztatásra szélesebb kört meghívni.

Az elérhető funkciókat célszerű összhangba hozni az adott intézmény igényeivel

A tájékoztatás után a döntéshozók és felhasználók meg tudják határozni, milyen módon fogják a szolgáltatást igénybe venni, és az ügyintézési/iratkezelési folyamatba beilleszteni.

Ügyviteli folyamat áttekintése

Az ügyviteli folyamatban célszerű meghatározni, mik azok a funkciók, amelyeket választani kell (pl. küldemény típus) és mik azok, amelyeket rögzíteni lehet (pl. a címzés módja). Hol vannak az ezekhez kapcsolódó döntési pontok, milyen az adott intézmény dokumentum előállítási, kiadmányozási, expediálási, postázási folyamata. Itt nagy szerepe van a jól felkészített, korszerű iratkezelő rendszer képességeinek. Amennyiben annak szállítója már ismeri a hibrid konverzió igénybevétel módját, megfelelő tudással rendelkezik, és megoldást tud ehhez nyújtani. Fontos még, hogy a konverzió igénybevétele jelentősen módosítja a korábbi postázási folyamatot, amit célszerű előzetesen végiggondolni.

Választható és paraméteres beállítások

Nem célszerű a szolgáltatás minden választható paraméterét az ügyintézőre bízni. Egészséges egyensúlyt kell kialakítani ebben is – az ügyintézők és felhasználók munkavégzésnek hatékonysága érdekében. Ezért amit lehet, a dokumentumkezelő szoftver paramétereként célszerű beállítani, és csak azokat meghagyni válaszhatónak, amelyek feltétlenül szükségesek.

Az átterelendő dokumentumok kiválasztása

Célszerű áttekinteni az előálló dokumentumokat, és kiválasztani a tipikus, nagyobb volumenű, egyszerűbb, és ha lehetséges, azonos kezelésű (előállítás szempontjából homogén) küldeményeket, és azokkal kezdeni az igénybevétel bevezetését. Ezen keresztül lehet gyakorlatot, és pozitív tapasztalatot szerezni. A különleges, speciálisabb küldeményeket érdemes hátrább sorolni, akár továbbra is kivételként kezelhetők.

A bevezetés fokozatossága

A fokozatosság a korábbi csatlakozók által többször igazolt előny, amely – az előző ponthoz hasonlóan a pozitív élmények, és gyakorlat megszerzése révén segítik az első időszakot. 

Sablonok

A dokumentumkezelő rendszerek általában támogatják a dokumentumok előállítását sablonra alapozva. Ezt célszerű egyrészt áttekinteni, másrészt a szolgáltatás igénybevétel előtt a korlátok figyelembevétele szempontjából is vizsgálni. Pl. a margó probléma előfordulását lehet jelentősen csökkenteni használatuk által.

Adattisztítás

Gyakorlati problémaként jelentkezett, hogy a címzési információk (feladó és címzett adatok) egyrészt túlságosan hosszúak lehetnek (pl. hosszú nevű intézmény), illetve elektronikusan megjelenítve nem látható karaktereket is tartalmazhattak. Ez a küldemény előállítása során komoly hibákhoz vezetett. Ezért célszerű az adatok előzetes tisztítása, és a fizikai korlátok figyelembe vétele a nagyüzemi küldemény előállítás igény indítása előtt.

Az eredeti elektronikus dokumentum megjelenítése 

A gyakorlat – és a praktikusság – azt mutatta, hogy a hitelesség biztosítása az IENY lenyomatos változat a megfelelő. Ennek azonban van egy feltétele: az igénybevevőnek gondoskodnia kell az eredeti elektronikus dokumentum megjelenítésére, mégpedig megfelelő biztonsággal, hogy a címzett – kezében a papír alapú másolattal – véletlenül se tekinthessen meg más dokumentumot. Ennek biztosítása fontos. Ezért ezt a feladatot az igénybevétel tervezésének legelején figyelembe kell venni.

Tesztelés

Az éles üzemi igénybevétel előtti utolsó lépés egy ún. validációs teszt végrehajtása, melynek célja annak igazolása, hogy az intézmény, és a csatlakozott iratkezelő rendszer képessé vált előállítható küldemény előállítási igények kibocsátására, és a szolgáltatótól kapott információk, igazolások befogadására, értelmezésére és feldolgozására.

Postai SZEÜSZ tapasztalatok az igénybevétel során

A szolgáltatás által nyújtott információk feldolgozása

A szolgáltató rendszer által biztosított igazolások befogadása, értelmezése, és az ügyintéző számára ezek – tartalmuknak megfelelő – megjelenítése fontos, ezért erre külön hangsúlyt érdemes fektetni.

Az információk három csoportba sorolhatók:

• az előállítással kapcsolatos, minden igényhez egyedileg biztosított igazolások,
• a postai felvételek összevont igazolása,
• valamint időszakonkénti analitikus információk az előállításról.

Előállítással kapcsolatos információk

A konverzió során minden egyes igényről egyedi igazolások állnak elő a befogadásról, illetve a küldemény sikeres előállításáról. Ezek feldolgozása által követhető az adott dokumentum, és az abból keletkező küldemény aktuális státusza.

Postai felvétel igazolása

A kész küldemények postai feladása a Posta logisztikai rendszerébe illeszkedő – a konverziótól teljesen független – tömeges felvétel folyamatába kapcsolódik. A szolgáltatás előállítja az ehhez szükséges elektronikus feladójegyzéket. A sikeres postai felvétel visszaigazolásaként a logisztikai rendszer (az Országos Logisztikai Központ tömeges felvételi rendszere) hitelesíti a feladójegyzéket, amelyet visszajuttat a konverziós központba. Ez a feladójegyzék a feladó számára továbbításra kerül, így ennek feldolgozása esetén az ügyintéző számára láthatóvá válik a postai feladás ténye is. A feladójegyzék egy adott időszak – általában egy nap – összegzett információit tartalmazza.

Hirdetés

Előállítás analitika

A szolgáltatás a fenti információkon felül – elsősorban a konverzió igénybevétel ellenőrzés biztosításának céljából – egy analitikus állományt is biztosít, amely összegtett, és tételes információt szolgáltat minden egyes igény végrehajtásáról.

Szkennelt dokumentumok

Az igénybevétel során célszerű figyelembe venni, hogy a szkennelt képeket tartalmazó dokumentumok, illetve az eredetileg papír dokumentum digitalizálása útján keletkező elektronikus dokumentumok két problémát okozhatnak. Egyrészt egy A4-es oldalra illesztett dokumentum képe a margóhoz szükséges területet lefedheti, még akkor is, ha az látszólag üres. Ezt a rendszer vissza fogja utasítani, vagy kicsinyíteni szükséges. Emellett ezek a dokumentumok az eredetileg elektronikusan készített dokumentumok méretének többszöröse, így nagy tömegben való alkalmazása terhelési problémát okozhat.

Címzési problémák

• Hosszú címzés – fentebb is említve, szükséges a fizikai korlátok figyelembevétele,
• Országkód helyes használata, és kapcsolódóan a ragszám kezelés – ellentmondásos cím kiszűrése csak a felvétel során lehetséges, így előállítás után, felvétel megtagadása alapján történik a küldemény visszautasítása.

Milyen előnyökkel járhat a szolgáltatások igénybevétele, és mennyibe kerül?

A szolgáltatás igénybevételének számos előnye lehet. Ezek közül elsőként az általánosan említhető szempontokat soroljuk fel, emellett további megfontolandó érveket is említünk a szolgáltatások használata mellett.

Általános előnyök

Adminisztrációs teher csökkenése

A hibrid konverzió igénybevétele esetén az adminisztrációs teher jelentősen csökken. Ez a következő feladatok megszűnésével függ össze:

• nincs nyomtatás, papírkezelés, vezetői aláíratás (ha van is, tömegesen, elektronikusan történik), hiszen egy digitálisan hitelesített elektronikus dokumentum hagyja el az iratkezelő rendszert,
• nincs szükség boríték címzésre, feladó- és tértivevény kitöltésére, a küldeménytípus kiválasztása és a megfelelő címek megadása az iratkezelő rendszerben történik (nagy része automatikusan),
• nincs postára járás (vagy nincs többletköltség a postai ki- és beszállítás szolgáltatás miatt), hiszen az igény elektronikusan, az iratkezelő rendszerből, zárt rendszeren, biztonságos csatornán jut el a szolgáltatóhoz,
• amennyiben nincs saját ragszámkezelés, és -kiosztás, a postára adás során kapott postai azonosító visszavezetése sem szükséges, hiszen ezt a szolgáltatás által nyújtott igazolás tartalmazza, és az iratkezelő automatikusan a dokumentumhoz kapcsolja. 

Emberi hibák kiküszöbölése

Az iratkezelő rendszer és a hibrid konverzió integrálása minimalizálja az eseti emberi hibák előfordulását pl. a küldemények címzésével, feladásával kapcsolatban, illetve a szükséges adatrögzítések során. Az inverz hibrid konverzió esetén pedig a rendszer által nyújtott metaadatok gépi feldolgozása szolgáltat hasonló előnyt.

Átfutási idő csökkenése

Az átfutási idő csökkenése mindhárom szolgáltatásra igaz. Ehhez érdemes figyelembe venni a postai küldemények kézbesítési folyamatának három fázisát, a felvételt, a feldolgozást, és a kézbesítést.

A hibrid konverzió esetében az iratkezelő rendszerből indított konverziós igény alapján elkészített küldemény közvetlenül a Magyar Posta központi levélfeldolgozójába, a feldolgozási fázisba kerül, ezzel az ország bármely pontjáról hagyományos módon induló fizikai küldemény teljes felvételi fázisa kimarad. Az inverz hibrid konverzió esetén ugyanígy a kézbesítési fázis marad ki. Könnyben belátható, hogy a biztonságos kézbesítés mindhárom hagyományos kézbesítési fázist kiküszöböli, ugyanakkor biztosítja a szükséges – teljes bizonyító erejű – feladási és kézbesítési igazolásokat.

A fentiek mellett, megfelelően fejlett iratkezelő rendszer alkalmazásával az igazolások automatikus fogadása és feldolgozása további adminisztratív feladat csökkenését eredményezi. Célszerű tehát a szolgáltatások igénybevétele során az iratkezelő rendszer képességeinek maximális kihasználására is.

Hitelesség automatikus biztosítása

A hibrid konverzió során az eredeti elektronikus dokumentumból hiteles papír alapú másolat készül, amely az eredeti dokumentummal teljesen azonos joghatással bír. Nincs szükség további hitelesítési igazolások kiadására.

Hiteles inverz hibrid konverzió során a jogszabály által előírt hitelesítési záradék metaadatként a dokumentumba ágyazva kerül átadásra, így iratkezelő rendszer számára gépi feldolgozást tesz lehetővé, amennyiben szükséges. Tértivevény hiteles konverziója esetén szükségtelenné válik a papíralapú eredeti lap megőrzése. A kézbesítési adatok szintén átadásra kerülnek metaadatként, tehát nincs szükség a visszaérkező tértivevény lap adatainak kézi rögzítésére.

Egyéb közvetett előnyként vehető figyelembe, az átfutási idő csökkenése, az ügyintézés „rendelkezésre állás” szélesedése. Ez egy nehezen számszerűsíthető megtakarítási lehetőség, ugyanakkor egyértelmű előny az ügyek átfutási idejének csökkenése. Ez két szempont szerint vizsgálható:

Össz-közigazgatási szinten:

• Az ügyintézési idő lerövidülhet,
• Az ügyek jelentős része otthonról intézhető az ügyfél számára (összhangban az e-ügyintézés általános célkitűzésével – pl. a BKSZ igénybevételével) a korábbi hivatali ügyfélfogadási időablak kitágul, eltűnik,
• E-ügyintézés használatával nincs szükség várakozásra munkaidőben a hivatalban (ennek másodlagos hatásaként a ténylegesen munkában töltött és ügyintézéssel töltött idő aránya javul)
• Általános pozitív ügyfél élmény – a szolgáltató állam kialakítás elősegítése.

Adott intézmény szintjén a hatékonyság növekedése:

• Egységnyi idő alatt elintézhető ügyek száma növekszik,
• Adott létszámmal intézhető ügyek száma növekszik.

Gazdasági szempontok

Bár a cikkünk végén kerül szóba a kérdés, biztosan sokan elsők között tették fel magukban a kérdést: mennyibe kerül a posta SZEÜSZ/KEÜSZ használata?

A postai kézbesítési és konverziós szolgáltatás költsége, annak az összfolyamatnak a költsége, aminek keretében a Posta elvégzi a nyomtatást, borítékolást, tértivevény-készítést, és egyéb feladatokat, amely a küldemény előállítással és postára adással járnak. Az igénybevétel költsége tehát a tényleges, és sikeres előállításból, utólagosan összesített, valóban felmerült, selejtet nem tartalmazó előállítás szolgáltató oldali ráfordítása.

A szolgáltatások igénybevételével kapcsolatosan a fentebb említett általános előnyök jelentősége mellett érdemes néhány járulékos, gazdaságilag is értelmezhető pozitív hatást is megemlíteni. Természetesen ezek intézményenként eltérőek, illetve nem mindegyik értelmezhető mindenütt, függően az adott szervezet jelenlegi ügyviteli folyamatának kialakításától. Ezért említésük csupán gondolatébresztő szándékkal történik.

A küldemények központi előállítása, illetve annak közvetlen költségekre gyakorolt hatása ilyen tényező. Ez egyfelől jelentheti, hogy a nagy tömegű előállítás általában gazdaságosabb, mint a helyi. Ez igaz a küldemények előállítására (hibrid konverzió), vagy éppen a digitalizálásra (inverz hibrid) is. Bár ez nem minden konkrét esetre érvényes, hosszabb távon általában kimutatható a méretgazdaságosság hatása.

Emellett az igénybevevő számára további előnyt jelenthet, hogy amennyiben nincs papírkezelés, elkerülhető a papír (valamint boríték, hivatalos irat tértivevény- lap stb.) készletezése, illetve a nyomtató eszközök beszerzése és fenntartása. Ezek az elemek már inkább mérhetők, azonosíthatók.

Díjmentesség

Fontos és új tényező lehet a postai szabályozott elektronikus szolgáltatások használatával kapcsolatos döntésben az e-ügyintézési tv.-nek az elektronikus ügyintézés biztosítására köteles szervek általi SZEÜSZ/KEÜSZ igénybevétel költségével kapcsolatos szabályozása. A 25. § (9) bekezdése alapján az állam az elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer működtetéséhez szükséges, a Kormány által kötelezően biztosított szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat, valamint központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat az e-ügyintézést nyújtó szervek széles körének (pontosan: az e-ügyintézési tv. 1. § 17. pont a)-i) alpontja szerinti szervek) díjmentesen biztosítja.

Dr. Tafferner Tamás, Oktatási Hivatal

Váradi András, Magyar Posta, senior projektmenedzser