Mikor tekinthető az elektronikus irat hiteles kiadmánynak?
Kizárólag elektronikusan létező (pdf), e-mailben csatolmányként kiküldött iratok esetén, ha a kiadmányozó neve mellett az “s. k.” jelzés szerepel a dokumentumban, és az iktatószoftverben a kiadmányozási céllépésben az erre jogosult vezető (az aláírási rendben felhatalmazott személy) kiadmányozta az iratot, akkor ez az irat megfelel-e a hiteles kiadmány jogszabályi követelményeinek.
A kérdésfeltevés az iratkezelési alapfolyamatban a kiadmányozás ügyviteli lépése során jelzi az irat hitelességének problematikáját. A megválaszoláshoz a hatályos alapszabályozást a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) tartalmazza. Az R. rendelkezései szerint a kiadmányozás alapvető kelléke, hogy a kiadmányozott irat aláírása az arra kiadmányozási joggal rendelkező személy által történjen meg, ezzel kapcsolatban szükséges vizsgálni azt a kérdést is, hogy az elektronikus irat hiteles-e vagy sem.
Az R. egyértelmű rendelkezést tartalmaz arra, hogy mikor tekinthető az elektronikus irat hiteles kiadmánynak. Az R. 53. § (3) bekezdése szerint – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány:
- ha azt az arra jogosult személy kiadmányozta, vagy
- elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési törvény) 1. § 22. pontja szerinti fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy a 38. pont szerinti minősített elektronikus aláírással, egyes esetekben időbélyeggel látta el, vagy
- az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy
- a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.
Az R. által rögzítettek alapján az elektronikus irat csak akkor tekinthető hiteles kiadmánynak, ha azt az arra jogosult elektronikus aláírással látta el, vagy azt a központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásként igénybe vehető iratérvényességi nyilvántartásban (a továbbiakban: INY) hitelesítették és nyilvántartják.
Az e-aláírások követelményeire vonatkozóan alapszabályokat az E-ügyintézési törvény tartalmazza, amely visszautal a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló Európai Parlament és a Tanács 2014. július 23-i 910/2014/EU rendeletére, amely az elektronikus bélyegzők és az elektronikus aláírások fogalmi meghatározásait és a kapcsolódó részletszabályokat tartalmazzák (25-40. cikk).
Az INY-re vonatkozó részletszabályokat az E-ügyintézési törvény 40. §-a, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 97-98. §-ai tartalmazzák. AZ INY szolgáltatója nyilvánosan elérhető nyilvántartásával azt biztosítja, hogy az adott elektronikus okirat hitelessége ellenőrzésre kerüljön.
Szükséges felhívni a figyelmet arra, hogy az R. a közfeladatot ellátó szerv részére nyilvántartási kötelezettséget ír elő a kiadmányozáshoz használt érvényes aláírás-bélyegzők és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások esetében azzal, hogy a kezelésre vonatkozó szabályokat az iratkezelési szabályzatban vagy más belső szabályzatban kell rögzíteni (R. 54. §).
dr. Bodó Attila Pál
Emberi Erőforrások Minisztériuma, főosztályvezető
