Elektronikus számlázás: új megoldások és követelmények 2028-ig

Mind a Nemzeti- Adó és Vámhivatal, mind az Európai Bizottság digitalizáció párti, ami a következő években jelentősen átalakítja a számlázást. Összeszedtük, mi várható.

NAV számlázással kapcsolatos tervek 2023-ban:

• A NavXML elektronikus számlázás támogatása: az adóhvatal eltökélt a NavXML fejlesztésében, de az még nem dőlt el, hogy mekkora volumenű fejlesztésről lehet szó a közeljövőben.

Mi az a NavXML?

pwc.com: “...elindult a NAV Online Számla 3.0 rendszere, és így az adózóknak az új 3.0 xsd séma alapján kell jelenteniük számláikat. Mivel a riportált XML fájl az új rendszerben e-számláként is alkalmazható, egyre több vállalkozás tér át e megoldásra B2B relációban, hiszen ezáltal úgy számlázhatnak, hogy egyúttal a riportálásra vonatkozó jogszabályi kötelezettségüknek is eleget tesznek… …csak annyi a feladatuk, hogy az adatszolgáltatás során jelezzék,… …hogy az adatszolgáltatás egyben e-számlának is minősül, valamint el kell látniuk a megfelelő hash-kódokkal.”

• NAV fekete listák adatainak szolgáltatása: Az adóhivatal azon is dolgozik, hogy különböző feketelistákkal bővítse a gazdálkodó szervezetekről a partnerkapcsolati adatok lekérdezése során elérhető adatokat. Így a közeljövőben az is kiderülhet majd partnerünkről, ha nagy összeggel tartozik az adóhivatalnak.
• Számlaadatokból képek a NAV rendszerében: Az adatszolgáltatás-vizualizáció néhány hónapon belül (2023 tavaszán vagy nyarán) elérhető lesz az adóhivatal éles rendszerében. Ezen a megoldáson keresztül úgy tekinthető meg egy számlaadat vagy akár egy NavXML elektronikus számla, mintha egy számlakép, pl. egy pdf lenne. Az állomány ugyanakkor nem jön létre, ez csak egy vizualizációs funkció lesz a NAV oldalán.
• Warning-error üzenetek fejlesztése: bővítik a brobléma vagy beavatkozás jelzésére szolgáló adóhivatali eszköztárat.

Az Európai Bizottság tervei az elektronikus számlázásról 2028-ig:

Az Európai Bizottság törekvései a digitalizáció új fokát hozzák el. A VAT in the digital age programban megalkotott uniós jogszabályi javaslatokról még zajlik a tagországok vitája, de az irány már kiolvasható.

“VAT in the digital age”

A méltányos és egyszerű adózásra vonatkozó bizottsági cselekvési terv hangsúlyozza, hogy el kell gondolkodni arról, hogy az adóhatóságok hogyan használhatják a technológiát az adócsalás elleni küzdelem és a vállalkozások javára, valamint arról, hogy a jelenlegi héa (Magyarországon ÁFA) szabályok igazodnak-e a digitális korszakban folytatott üzleti tevékenységhez.

Ha egy cég vagy szervezet (közig. szerv, közfeladat-ellátó) hosszabb vagy akárcsak középtávra elektronikus számlázási folyamat kialakításán gondolkodik, az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni:

• Elektronikus számla fogalmának megváltozása 

Jelenleg az elektronikus számla alatt azt értjük, ami elektronikusan állt elő a számlakibocsátónál, elektronikusan fogadta be a számla befogadója, és az áfatörvény szerinti kötelező adattartalommal rendelkezik. Az uniós tervezet ezzel szemben megfelelő adatstruktúrát is elvár az elektronikus számlától. Ez nem azt jelenti, hogy csak és kizárólag adatstruktúrával kell rendelkezni. A elektronikus számla képileg is megjelenítheti a számlálatokat, ha egyébként tartalmazza a megfelelő, pl. xml adatstruktúrát. Az új fogalom a jelenlegi tervezet szerint 2024. január 1-jétől hatályos, csúszás, halasztás előfordulhat. Tehát csak a gép által feldolgozható számlaformátum minősül majd elektronikus számlának. 

• Elektronikus számlák kötelező befogadása 

Az elektronikus számlák befogadásáról nem kell majd külön megkérdezni a befogadót, nem lesz szükséges a beleegyezése, minden adóalanynak be kell tudnia fogadni elektronikus számlát. Mindez a felé tereli a vállalkozásokat, hogy amennyiben még nincsenek megfelelően felkészülve, tegyék lehetővé az e-számlák kibocsátását befogadását, a befogadásnál pedig akár az automatikus feldolgozást is. 

• Elektronikus számlák kötelező használata 

Nagyobb változás várható 2028-ban, amikor az elektronikus számlázás kötelező lesz minden olyan ügyletnél, amelyre kiterjed egy adatszolgáltatási kötelezettség. Tehát itt már nem szabad választást, hanem egy jogszabályi kötelezettséget látunk magunk előtt, ami alapvetően fel fogja borítani a jelenlegi számlázási piacot, és egyáltalán azt, hogy ki mit gondol az elektronikus számlázásról. 

• Riportolási kötelezettség a közösségi ügyletek esetén 

A közösségi ügyletekre vonatkozó kötelező riportálásról minden tagállam eldöntheti, hogy alkalmazza-e a belföldi ügyletekre vagy sem. Magyarország nagy eséllyel fogja használni. A közösségi ügyletek esetében a számlakiállítási határidő lerövidül két napra. Két nap lesz a számlakiállításra és két nap az adatszolgáltatásra, majd ezt követően egy nap az adóhivatalok számára, hogy a központi rendszerbe feltöltsék a riportált adatokat. Ez azt jelenti, hogy egy ügylet után öt nappal már az összes tagállam adóhivatala látni fogja a számlaadatokat.

A közösségi ügyletek riportolási kötelezettsége a jelenlegi formájában megszűnik, tehát tranzakció szintű lesz és nem egy utólagos összesítő nyilatkozat adásával teljesül majd. 

• 16931-es standard az adatstruktúrára 

A tagországok többsége valószínűleg az irányelv által is preferált 16931-es számla standard-et fogja követni, ez ugyanakkor nem kötelezettség. Az ajánlott standard Magyarországon is változást fog indukálni, az adóhivatalnak át kell alakítania az adatszolgáltatás struktúráját, hogy követhető legyen az európai standard.