e-Közigazgatás Konferencia - 2016. május 25.

Kígyózó sorok, hiteles előadók és egy új iratkezelési kézikönyv a figyelem középpontjában. Telt házzal – közel 500 fő részvétel- zajlott 2016. május 25-én az e-Közigazgatás Konferencia. A konferencián olyan szaktekintélyek hangsúlyozták az elektronikus iratkezelés és az e-közigazgatás fontosságát, mint Hajzer Károly, a Belügyminisztérium informatikai helyettes államtitkára; dr. Bodó Attila Pál, az Emberi Erőforrások Minisztériumának főosztályvezetője; de az előadók között üdvözölhettük Kovács Rezsőt is, a Belügyminisztérium Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályának főosztályvezetőjét.

Hajzer Károly: „Egy új korszak küszöbén vagyunk!”

A konferenciát Hajzer Károly informatikai helyettes államtitkár nyitotta meg és felhívta a jelenlévők figyelmét arra, hogy egy új korszak küszöbén állunk: szemléletváltás következett be a kormányzatban az iratkezelés és a közigazgatás ügykezelésének elektronikus útra terelésével kapcsolatban azzal, hogy a Kormány a Belügyminisztériumot hatalmazta fel az e-közigazgatás megvalósításával, menedzselésével és felügyeletével. A gyakorlati megvalósítást mindez könnyebbé teszi, melyhez mind a személyi feltételek, mind pedig a pénzügyi források – Európai Uniós pályázatok segítségével – adottak.

Az elmúlt időszakban számos SZEÜSZ (Hivatali Kapu, Ügyfélkapu stb.) segítette a közigazgatás munkáját, az ebből fakadó előnyöket mégis nehéz volt kiaknázni: külön-külön ugyan kiválóan betöltötték a szerepüket, együttműködni azonban nem voltak képesek egymással, így a reformok keretében az elsők között kellett ezeket a problémákat orvosolni. Ma még lépésről lépésre halad az átalakítás, de alapjaiban fog megváltozni az a környezet, amely a közigazgatási intézmények ügyintézését és ügykezelését támogatja, és amelyben jelenleg is dolgoznak a kollégák.

Ebben kulcsszerepet tölt be az irat- és dokumentumkezelés reformja, hiszen a közigazgatás elektronikus dokumentumok és adatok kezeléséből áll. Hajzer Károly kiemelte, hogy nagyon fontos, hogy akik az iratkezelésben dolgoznak, azok megfelelő ismeretekkel rendelkezzenek a szakmáról, az azt szabályozó jogszabályi környezetről, az iratkezelési módszerekről. Habár az intézmények döntő többsége ma már elektronikus iratkezelést alkalmaz, a szervezeteknek szembe kell néznie az alábbi két problémával: egyrészt intézményen belül csak egy speciális, „kiképzett” állomány kezeli elektronikusan az iratokat, másrészt az elektronikus iratkezelés elszigetelten működik és ennek következtében az iratok kezelése nem tisztán elektronikusan valósul meg. Gyakran az expediálás, szignálás, kiadmányozás még papír alapon zajlik az intézményeknél, vagyis a vezetőknek ki kell nyomtatni az adott iratot. Jövőbeli kormányzati cél tehát, hogy az iratkezelés tisztán elektronikus úton valósuljon meg, egy jó iratkezelő rendszer segítségével pedig a vezetők elektronikus úton tudjanak például szignálni és csak a legszükségesebb esetben kelljen kinyomtatni az iratot.

Hajzer Károly felhívta a résztvevők figyelmét arra is, hogy habár vannak még nehézségek az elektronikus közigazgatás megteremtésében, de ezek nem a végrehajtói szinten jelentkeznek, hanem vezetői szinten és a szemléletkialakításban. Fontosnak tartja, hogy az állampolgárok is érezzék az e-közigazgatást érintő átalakítások előnyét, hasznát.

Hajzer Károly rávilágított egy érdekességre is: 10-15 évvel ezelőtt az államigazgatásban megvalósult alkalmazások megelőzték a magánszféra által használt alkalmazásokat. A világ azonban megfordult: ma már teljesen természetes, hogy az állampolgárok az interneten vásárolnak és e-mailekben bonyolítják a levelezéseiket; olyan alkalmazásokat töltenek le, melyek az indulási helytől a célállomásig elvezetik a járművet; videokonferenciát bonyolítanak üzleti partnereikkel és családtagjaikkal. Az e-közigazgatás kialakítása tehát állampolgári igény és fel kell oldani azt az anomáliát, hogy aki a magánéletét a technika vívmányait kihasználva éli, a közigazgatásban a munkáját végezve akadályozó tényezőként azonosítja akár a számítógép használatát, akár a soron következő újításokat, innovatív megoldásokat.

Hirdetés

Az e-közigazgatás megvalósítását az alábbi, un. zászlós projektek segítik:

• a NISZ Zrt.-nek kormányzati adatközpontja lesz;
• az ASP-ben megvalósul az önkormányzatok rendszerrel való ellátása, többek között olyan iktatórendszerrel, mely egységes és a jogszabályoknak megfelelő;
• a SZEÜSZ-ök maradéktalan végrehajtása;
• létrejön egy egészségügyi adattárház, mely kísérleti üzemben már működik 4 kórház esetében; ennek lényege, hogy minden kórház minden betegadata bekerül a NISZ Zrt. egészségügyi adattárházába, ahonnan például a körzeti orvos egy gombnyomással le tudja kérni, hogy adott beteg milyen kórházi ellátásban részesült, ki és mivel kezelte, milyen komplikációk léptek fel egy műtét során stb.;
• a BKV és a MÁV járatain hamarosan papíralapú jegy nélkül lehet majd utazni.

Minden, amit az iratkezelésről tudni kell

Az e-közigazgatás alapjai az elmúlt években gyökeresen megváltoztak: a közelmúlt kormányzati törekvései (SZEÜSZ-ök, Központi Érkeztető Rendszer, Önkormányzati ASP, 27/2014. KIM rendelet stb.) a közigazgatási intézmények elektronikus ügyintézésre való áttérésének felgyorsítását célozták meg. Utóbbiakat alapozták meg az iratkezeléssel kapcsolatos jogszabályokban bekövetkező robbanásszerű változások, de a technika fejlődése is az elektronikus iratkezelési megoldások elterjedését segítette elő. Az elmúlt évek iratkezelést érintő változásairól nem született olyan átfogó tudásanyag, amely az iratkezelési szakemberek munkáját a mindennapokban segítette volna. A most megjelenő Minden, amit az iratkezelésről tudni kell című kézikönyv pontosan ezt a hiányt pótolja, és elsősorban a tanúsított iratkezelés alapjait, valamint a haladó technikákat mutatja be a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési gyakorlatára fókuszálva.