Az iratkezelési kormányrendeletet érintő változásokról mindig érdemes szólni szakmai körökben, hiszen az „iratkezelési bibliánkról” van szó. Kisebb-nagyobb változások – több menetben – 2023 nyarán is történtek. Ezek összefoglalása következik az alábbiakban.

Írta: Tafferner Tamás

Egyedi szolgáltatási szerződés a NEDOK-kal

A legkomolyabban ott változott a kormányrendelet, ahol a központi irattározással kapcsolatos szolgáltatások igénybevételét szabályozta. Ez azokat az államigazgatási szerveket érinti, akik a kormányrendelet 3. sz mellékletében meghatározottak. Röviden: az eddigi közszolgálati szerződéses keretrendszert kétoldalú szerződések (egyedi szolgáltatási megállapodások) váltják fel.

A központosított irattári szolgáltatásokat igénybe vevő szervek esetében a szolgáltatás tartalmát a Belügyminisztérium és a központi szolgáltató (NEDOK) között megkötött közszolgálati szerződés szabályozta eddig. A módosítás lényege, hogy 2024. január 1-i hatályba lépéssel az eddigi közszolgálati szerződés helyett a szerződéskötésre kötelezett szerveknek egyedi szolgáltatási megállapodási szerződést kell kötniük a NEDOK-kal.

A szerződések megkötéséhez a szervek segítséget kapnak: szakmai útmutató, (minta) szerződés tervezet és a díjszabást tartalmazó ún. Portfólió táblázat készül.

Intézménynév-korrekció a 335/2005-ös rendeletben

A kormányzati szerkezetátalakítással együtt – a dolog természeténél fogva – mindenhol átvezetésre kerültek (a mellékletekben) a minisztériumok és egyéb közigazgatási szervezetek nevei. A korábbi megnevezések helyett tehát „átvezetésre” került az Energiaügyi Minisztérium, az Építési és Közlekedési Minisztérium, Európai Uniós Ügyek Minisztériuma, Nemzeti Népegészségügyi és Gyógyszerészeti Központ és a Nemzeti Kulturális Támogatáskezelő elnevezések. A központosított irattári szolgáltatásokat igénybe vevő szervek (3. számú melléklet) közül az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság törlése került (a pont hatályát vesztette).

Iratkezelés rendszerének megválzoztathatósága

Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni, szól a régi főszabály. Ez alól eddig is kivétel jelentett az EKÜR és az ASP, most harmadik kivétellel egészül ki: az EKEIDR bevezetése térhet el a főszabálytól, vagyis akkor sem alkalmazandó a főszabály, ha „a változtatásra az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer (EKEIDR) bevezetéséhez kapcsolódóan kerül sor”.

Fővárosi és vármegyei kormányhivatalok eljárásaiban keletkezett küldemények

Tovább bővült az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem továbbítható küldemények felsorolása a 2. sz. mellékletben. Ezúttal egy speciális kivétel jelent meg:

„p) az utazási költségtérítési támogatással, valamint a foglalkoztatók és társadalombiztosítási kifizetőhelyek felügyeletével kapcsolatos feladatkörükben eljáró fővárosi és vármegyei kormányhivatalok eljárásaiban keletkezett küldemények, amelyeknek a kézbesítését a Magyar Államkincstár végzi.”

Irattári tételszám és ügykör meghatározása

A 61. § (1) bekezdésben szintén régi szabály egészül ki. „Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését.” Ezen túl „az iktatás időpontjában kell meghatároznia egy ügykört”, ami később természetesen módosítható. A módosítás annak az irányába mutat, hogy nehezebb legyen azt a hibát elkövetni és a hiányosságot később fenntartani, hogy az iratnál iktatásnál elmarad az ügykör vagy tételszám meghatározás, és ez később így is marad. Ez ugyanis ellehetetleníti a pontos irattárazást, selejtezést, és mindenekelőtt az őrzési idő szakszerű megállítását.

Végül egy technikai megjegyzés: nyugvópontra látszik jutni a papír alapú vs. papíralapú helyesírása ez utóbbi javára, miszerint az előző pontban említett jogszabályváltozás egyben a „papíralapú” helyesírásra módosította a régi szövegrészt. Nagyon gyakran használt kifejezés a szakmában, különösen indokolt az egységes (és helyes) szóhasználat.

(A cikk témája: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2023. nyári módosításai)