Szerződéskezelés - Így dolgozzunk a hivatali, intézményi működés kitüntetett irataival

A közigazgatási szervek, (közfeladat-ellátó) intézmények és cégek sokféle irattípusából kiemelkednek a szerződések, melyek kezelésére kiemelt figyelmet kell fordítani, hiszen alapvetően befolyásolják a működést. Összegyűjtöttük a legfőbb problémákat és azokat a szoftverfunkciókat, amelyeket egy szerződéskezelő rendszernek tudnia kell.

Gyakori szerződéskezelési problémák

Ma a legtöbb szervezetnél a szerződések kezelésekor keveredik a papíralapú és az elektronikus mód. Még mindig jellemző a papír alapon tárolt, hiteles példányok fénymásolása és a másolatokkal történő munkavégzés, majd az újraszkennelés. A folyamatot tovább bonyolíthatja egy-egy e-mailes egyeztetés a szerződés tartalmáról, illetve a közös meghajtón vagy a felhőben elérhető szerződések szabályozatlan szerkesztése. Egy ilyen hibrid rendszerben követhetetlenné válik a szerződések életpályája, ami az alábbi problémákhoz vezet:

• nehezen fellelhető szerződések: Az adott szerződés éppen aktuális változatához nem vagy csak nehezen jutnak hozzá azok, akiknek szükségük van a dokumentumra.
• listázhatóság hiánya: Hiába van Excel tábla, az egy szállítóhoz vagy például egy adott közbeszerzéshez tartozó szerződések listázása nem megbízható, hiányoznak vagy csak régebbi verzióban érhetők el egyes szerződések.
• e-mail dzsungel: A szerződések tartalmának többszereplős, e-mailes egyeztetése már 2-3 visszacsatolás után is követhetetlen, a javaslatok átvezetése a dokumentumra hiányosan valósul meg.
• nehezen elérhető iratkapcsolatok: Egy szerződéshez számos dokumentum tartozhat (számla, teljesítési igazolás stb.). A logikai iratkapcsolatok feltüntetése és a kapcsolódó iratok megtekinthetősége szintén bonyolult a hibrid rendszerekben.
• jogosultságkezelés hiánya: Egy hibrid rendszerben gyakorlatilag megoldhatatlan, hogy minden munkatárs csak a feladatai elvégzéséhez szükséges iratokhoz férjen hozzá.

Megoldás: egyetlen szerződéskezelő rendszer a sok eszköz helyett

A hibrid, sokféle problémával átszőtt szerződéskezelés rendbetételére fejlesztették ki a szerződéskezelő rendszereket. Egy ilyen szoftvernek célzott funkciókkal kell támogatnia a szerződésekkel végzett munkát, miközben kapcsolódik a szervezet tanúsított iratkezelést biztosító rendszeréhez, akár abba beépülve vagy ahhoz integrációval kapcsolódva. Az alábbiakban összegyűjtjük azokat a szempontokat, amelyeknek meg kell felelnie egy ilyen rendszernek ahhoz, hogy valóban gördülékeny és problémamentes legyen a szerződések kezelése.

1. Szerződéstár

A szoftvernek a szerződések elkülönítésére és jellemzői adataik kezelésére kell épülnie. Miért fontos ez? A szervezeti működést alapvetően befolyásolják a szerződésekben szereplő információk, adatok. Az irattömegtől elváló szerződéstárak ezen adatok alapján teszik listázhatóvá és elemezhetővé szerződéseinket. Szerződéstárral egyedi szempontok alapján egyszerűbb megkeresni, könnyebb megtalálni egy szerződésben szereplő információt, vagy kikeresni konkrét szerződéseket, pl. az egy adott partnerhez, projekthez, településhez tartozó összes szerződést vagy csak a folyamatban lévő, aktív szerződéseket… stb. Listák, riportok, bármilyen kimutatás készíthető egy jól felépített szerződéstárra alapozva.

Olvasta már? - Szerződés nyilvántartás, szerződéskezelés a Budapest Közút Zrt.-nél

A Budapest Közút Zrt. látja el a fővárosi utak, hidak, aluljárók és egyéb forgalomtechnikai eszközök kezelési és üzemeltetési feladatait. Felülvizsgál, összehangol, tervez, módosít, karbantart, bérbe ad, lebonyolít, stb. Hosszan lehetne sorolni, milyen szerteágazó ez a tevékenység, de bármiről is legyen szó, mindent szerződések szerint kell végezni. A Budapest Közút szerződés nyilvántartási gyakorlatáról az Ügyiratkezelés Blogon olvashatunk részletesen.

2. Workflow a szerződéskezelésben

Egy korszerű rendszer vezérli a munkafolyamatokat, ami elengedhetetlen a korábban említett e-mailes jóváhagyás kiváltása érdekében. Beállíthatóvá kell tenni a jóváhagyókat, a feladatokat és a határidőket, továbbá a szoftvernek áttekinthető képet kell szolgáltatnia az éppen futó folyamatról. A felhasználók vagy a vezetők a rendszerbe lépve meg kell tudják állapítani, hol tart vagy miért áll éppen a szerződés jóváhagyása. A jogosultságának megfelelően minden érintettnek látnia kell a rendszerben az éppen aktuális feladatát és a hozzá tartozó határidőt. A folyamatot a szoftvernek automatikusan kell vezérelnie. 

3. Verziókezelés a szerződéseknél

A véleményezési folyamatok során vagy egyszerűen csak az évek múlásával (pl. áremelés, új képviselő a szervezetben, jogszabályi változások beemelése miatt, stb.) a szerződések tartalma megváltozik. A rendszernek biztosítania kell, hogy minden módosítás, változtatás új verzióként jelenjen meg. Így az éppen aktuális verzió mellett a korábbi változatok, az azokhoz fűzött kommentek és csatolmányok is elérhetők, és elkerülhetők a módosításokat követni próbáló, hosszú fájlnevek, pl.: CTF_szerzodes_2022_v2_modositott_ok_V23_vegleges.docx

4. Szerződéses dokumentumok összekapcsolása

A rendszernek képesnek kell lennie logikai iratkapcsolatok létrehozására és lehetőséget kell adnia a kapcsolódó iratanyagok tartalmába történő betekintésre. Egy szerződéssel összefüggő számláról, teljesítési igazolásról, szállítólevélről különösebb keresgélés nélkül kell elérjük a szerződéskezeléshez szükséges, releváns információkat.

5. Határidő-kezelés a szerződéseknél

A szerződésekkel kapcsolatos határidőkre igény esetén automatikusan kell figyelmeztetnie a rendszernek, pl. egy szerződéses mérföldkő határidőről, a szerződés lejártáról, megújításának szükségességéről vagy selejtezéséről.

6. Elektronikus aláírás, időbélyegző

Az elektronikus szerződéskezelés az elektronikus aláírások és időbélyegzők használatával lesz hiteles és teljes. A szerződéskezelő rendszer akkor lesz jól használható, ha integráltan kezeli mind az állami, mind a piaci szolgáltatók hitelesítési megoldásait. A papíralapú szerződések mellett így már a teljes digitális kezelés és tárolás is megvalósítható. A rendszernek gondoskodnia kell a felülhitelesítési feladatok ütemezéséről is.