POSTA PAKK fejlesztések
Kapcsolódjon az újításokhoz iratkezelő rendszerrel!
2019. szeptemberében lezárult a PAKK projekt, a Magyar Posta eddigi legnagyobb, levélfeladásokhoz kapcsolódó fejlesztése, ami elektronikussá tette a levélküldeményekhez kapcsolódó adminisztrációs folyamatokat. Többféle levéltermékhez, például a könyvelt vagy regisztrált küldeményekhez, tértivevényes levelekhez, hivatalos iratokhoz kapcsolódik ilyen adminisztrációs folyamat.
Elektronikus adminisztrációs folyamatok levélküldés esetén
A postai fejlesztés eredménye:
- A feladó több levéltermék esetében is nyomon követheti, hogy az hol tart, figyelheti, ellenőrizheti a küldemény útját.
- A feladó elektronikus úton azonnal értesül a levéltermék kézbesítésének eredményéről akár sikerült, akár meghiúsult
Ezt a papíralapú tértivevény korszerű formája, az elektronikus kézbesítési igazolás teszi lehetővé. A elektronikus kézbesítési igazolás formátuma PDF, mely magába foglal egy XML adatstruktúrát is. Utóbbi a kézbesítési adatokat tartalmazza. Az elektronikus dokumentumot digitális aláírással és időbélyeggel látja el a Posta.
Elektronikus kézbesítési igazolás kizárólag ezekhez a belföldi levélküldeményekhez készül:
- ajánlott, tértivevényes levél;
- ajánlott, tértivevényes, értéknyilvánított levél;
- hivatalos irat;
- “Címzett kezébe” levél;
- ajánlott és tértivevényes válaszküldemény;
- ajánlott, tértivevényes és értéknyilvánított válaszküldemény
Személyes kézbesítés esetén a címzett már nem papíron, hanem digitális eszközön igazolja az átvételt a kézbesítőnél.
Ha meghiúsul a kézbesítés, a kézbesítő postai munkatárs a helyszínen (a címen) nyomtatja ki a címzettnek szóló értesítőt.
Új levéltermékként bevezették a regisztrált közönséges küldeményt, aminek a kézbesítése nem személyes átvételhez kötött, de a kézbesítő a postaládába helyezést elektronikus eszközön rögzíti. (Ez a levéltermék nem nyomon követhető.)
A regisztrált közönséges küldeményekről és a fejlesztés által érintett többi levéltermékről is a Posta kézbesítési statisztikákat tud készíteni a feladó számára.
A fenti eredményeket hosszú felkészülés után, nagyszabású beruházással érte el a Magyar Posta. Az elv ugyanakkor, ami mindezt lehetővé tette, nagyon egyszerű: nem történik más, minthogy a Posta elektronikus kíséretet kapcsol a szóbanforgó levéltermékekhez. A fizikai küldeményt egy elektronikus adat kíséri végig, amely a küldemény állapotáról szolgáltat információkat. Lényegében minden folyamatról adatok kerülnek be a Posta rendszerébe: rögzül a feladás, majd a postázóhoz kerülés, illetve a küldemény sikeres/sikertelen átvétele.
Elektronikus feladójegyzék
A fejlettebb, elektronizált szolgáltatásokra az azokat igénybe vevő postai ügyfeleknek is fel kell készülniük. A szóbanforgó levéltermékek esetében a címadatokat elektronikusan szükséges megadni. Erre ad lehetőséget az elektronikus feladójegyzék. Ez az elektronikus, kötött formátumú XML állomány a levélküldemények feladásához szükséges összes adatot tartalmazza, és a Posta megfelelő címére kell eljuttatni. Előnye, hogy használata felgyorsítja a küldemények felvételét, ami különösen fontos a tömeges küldemények esetében.
A PAKK fejlesztései, amennyiben a postai ügyfél szoftverrel kezeli leveleit, egyszerűsítik és gyorsítják a postázással kapcsolatos ügyintézést, automatizálják a kézbesítési információkkal kapcsolatos adminisztrációt.
A postai fejlesztések kiaknázásához tehát érdemes iratkezelő szoftvert használni!
Hogyan segíti az iratkezelő rendszer a postai folyamatok kiszolgálását?
Feladásnál:
- Az irat- illetve dokumentumkezelési folyamatba illesztve létrehozza a Posta által befogadható elektronikus feladójegyzéket (a megfelelően bontott címadatok használatával), és el is küldi az XML állományt a Posta megfelelő címére
Így nem kell az elektronikus feladójegyzéket külön energiabefektetéssel, más szoftverrel létrehozni, majd megküldeni azt a Posta meghatározott e-mail címére, vagy a postai FTP szerverre feltölteni.
A kézbesítési igazolásokkal kapcsolatos adminisztrációnál:
- Az elektronikus kézbesítési igazolásokat az iratkezelő rendszer automatikusan fogadja, majd a megfelelő levelek mellé szortírozza és csatolja azokat.
Így nem kell napi rendszerességgel a Posta által e-mailben megküldött címről, vagy a szerv hivatali kapujáról, vagy a postai FTP szerverről, vagy a WEBEFJ alkalmazásból letölteni az igazolásokat, majd külön energiabefektetéssel a megfelelő helyre menteni, esetleg a megfelelő irathoz csatolni azokat. (A PAKK projekt zárása után, 2020. január 1-jétől belföldi viszonylatban megszűnik a hagyományos papír alapú tértivevény és csak a Magyar Posta által generált PDF-et lesz lehetőség papíron igényelni, ennek azonban extra költségvonzata lesz.)
Mely szervezeteknek érdemes kiaknázni az iratkezelő szoftveren keresztüli postázási lehetőségeket?
Bármely szervezet (legyen az gazdálkodó szervezet: cég, egyesület, alapítvány; vagy akár közfeladatot ellátó intézmény, közigazgatási szerv… stb.) kiaknázhatja az elektronikus irat- és dokumentumkezelés, illetve a postai szolgáltatások összekötésében rejlő előnyöket. A napi működés során ugyanis elkerülhetetlen a szóbanforgó, emelt szintű postai szolgáltatások igénybevétele. Heti néhány küldemény esetén is érezhető, hogy a szoftveres kapcsolat időt és energiát spórol. Azon szervezetek esetében pedig, amelyek rendszeresen állítanak elő tömegesen leveleket, ez az erőforrás megtakarítás már számottevő, pénzben vagy munkaerő-felhasználásban is kifejezhető.
A fenntartható működésre törekvő szervezetek számára azért célszerű megoldás iratkezelő szoftveren keresztül kapcsolódni a fejlett postai szolgáltatásokhoz, mert ez a mód elősegíti a papírmentes működést. Az elektronikus kézbesítési igazolások iratkezelő szoftveren belüli kezelése például egy rendkívül megbízható elektronikus adminisztráció, amihez nem kell papír, még a legfontosabb igazolásokat sem kell kinyomtatni.
A Magyar Posta a PAKK projekt által lehetővé tett modern szolgáltatásokkal szeretné vonzóbbá tenni a postai levéltermékeket. 2018-ban 572 millió darab volt a levélforgalom, ami csökkenő trend, de tíz éves időtávon is évi 450 millió levéllel számol a vállalat.
