Példánykezelés az iratkezelésben

Szeretném megkérdezni a példánykezelésről a véleményüket. Milyen szinten kell kezelnie a rendszernek? Ha egy határozat a rendszerbe bekerül iktatásra, és 2 példány van benne (1. példány: Irattár, 2. példány: Ügyfél), akkor a rendszerben két példánynak kell megjelennie? Az irattári példányt is tudni kell kezelni? Ott nem lesz expediálás? Milyen utat kell bejárnia az irattári példánynak?

A példánykezelésre vonatkozó kérdés valójában azért merülhetett fel, mert – a feltett kérdés alapján – az ügyirat fogalma nem teljes mértékben tisztázott. Amikor ugyanis egy ügy elintézésre kerül és az ügyintézés határozattal zárul, akkor a határozat az ügy befejezéseként alszámra kerül iktatásra. Az alszámra iktatott határozat esetében az egyik példány értelemszerűen az ügyfélhez kerül expediálás és postázás után, míg a másik példány lesz az irattári példány, amely természetesen a főszámhoz tapadó megfelelő alszámmal, mint egyedi azonosítóval ellátva kerül irattározásra. Ez utóbbi példány az ügyirat egészének lezárását követően kerül irattározásra.

Az iktató rendszerben mind a két példány „látszik”, hiszen az egyedi azonosítóval (főszám és az ahhoz tartozó alszám) rendelkező ügyirat egyik példánya, az iratkezelési szabályzatnak megfelelően, irattározásra kerül, míg a másik példány az expediáláson keresztül, mint a rendszerből kikerülő példány kerül megjelenítésre.

Probléma sokkal inkább abban az esetben adódik, ha a határozathozatal eljárásrendje szerint a határozatot az előkészítő iratoktól függetlenül, új főszámra iktatva veszik nyilvántartásba. Ebben az esetben ugyanis a két példány mindegyike kizárólag a főszámhoz tapad. Természetesen a fentiekben leírt iratfolyamat ez esetben is tükröződik az iktató programban, ugyanakkor elképzelhető, hogy ez esetben az iratkezelőnek „úgy tűnik”, mintha az egyik példány nem rendelkezne azonosítóval. Ez azonban – mint láttuk – a főszámra iktatás esetében nincs így, hiszen az expediálási és az irattározási funkció egyértelműen utal a két külön példány két külön folyamatban történő megjelenésére. Meg kell jegyezni ugyanakkor, hogy elég gyakori iratkezelési hiba, különösen a határozatok esetében, hogy az egyes példányokat külön alszámmal látják el, ami teljesen hibás és a vonatkozó jogszabályokkal ellentétes eljárás.

Felvetődhet még e kérdés kapcsán, hogy mi a helyzet abban az esetben, ha a határozat a mellékletét képezi az ügyiratnak? Bár ez a helyzet elméletileg nem állhatna fenn, hiszen – mint láttuk – a főszám-alszámos iktatás esetén a határozat „természetes helye” az ügyzáró alszámon vagy – egyes esetekben – önálló főszámon van, mégis tapasztalható a gyakorlatban az, hogy egy határozatot valamely ügyirat (főszám) vagy ügyirat darab (alszám) mellékleteként vesznek nyilvántartásba. Ez esetben az egyes példányokat, ellentétben a főszámra vagy alszámra iktatás esetével, külön-külön kell nyilvántartásba venni. Ez utóbbi eset alkalmazása azonban számos további problémát vet fel (pl. mellékletet önállóan nem lehet expediálni stb.), ezért az ilyen gyakorlat minden esetben megváltoztatandó.

Csóti Csaba

Iratkezelési szakértő