Megszűnik a KÉR

Az eddig KÉR használatára kötelezett szerveknél új megoldást kell találni a bejövő, papíralapú iratok kezelésére. Ez a kör az elmúlt években a papíron feladott küldemények többségét elektronikusan kapta meg: hivatali kapuikon keresztül az iratkezelő szoftvereikbe érkeztek a digitalizált levelek.

Megjelent a 477/2021. (VIII. 9.) Korm. rendelet

2021. augusztus 9-én jelent meg a Magyar Közlöny 151. számában a 477/2021. (VIII.9.) Korm. rendelet az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszere megszüntetéséről, valamint ezzel összefüggésben egyes kormányrendeletek módosításáról, továbbá a 1567/2021. (VIII.9.) Korm. határozat az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszere megszüntetéséről.

A megjelent módosítások a hazai e-közigazgatás, valamint az érintett szervek mindennapi munkájában is jelentős változást hoznak.

Mi a KÉR?

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer (EKÜR) első részeként 2015-ben indult el a Kormányzati Érkeztető Rendszer, közismert nevén a KÉR. A NISZ Zrt. által biztosított szolgáltatás lényege, hogy a központi közigazgatási szervek (minisztériumok, háttérintézmények), valamint a kormányhivatalok részére a postai úton érkező papíralapú küldeményeket egy központi helyen digitalizálják, hogy a szerveknek (amennyiben a küldemény ezt lehetővé teszi) ne kelljen papíralapú leveleket fogadni, helyettük elektronikusan kapják meg azokat hivatali kapun keresztül.

A KÉR rendkívül fontos szerepet töltött be a modernizációban, hiszen az eredeti papíralapú küldemények helyett beérkező hiteles, elektronikus másolatok megteremtették a lehetőséget a gyorsabb és papírmentes, elektronikus ügyintézési folyamatokra.

Kit érint a Kormányzati Érkeztető rendszer?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 1. számú melléklete sorolja fel a KÉR használatára kötelezett szervezeteket, de a 1567/2021. (VIII.9.) Korm. határozat is nevesíti az érintetti kört.

Mikor szűnik meg a KÉR?

A Közlönyben megjelent kormányhatározat alapján az érintett szervek fokozatosan, 4 ütemben válnak ki a szolgáltatásból:

1. ütem: 2021. 08. 31.
2. ütem: 2021. 10. 31. 
3. ütem: 2021. 11. 30.
4. ütem: 2021. 12 .31.

Az ütemterv alapján is látható, hogy 2021 év végével gyakorlatilag teljes körűen megszűnik jelenlegi formájában a KÉR.

A közszolgáltatási e-címregiszter:

Az eddig KÉR címtörzs néven futó szolgáltatás közszolgáltatási e-címregiszter néven került be a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletbe. Funkciójában ugyanakkor nincsen változás, továbbra is a szervezeti egység szintű címezhetőséget biztosítja a hivatali kapun keresztül.

Mit jelent ez az érintett szerveknek?

A 335/2005-ös kormányrendelet 34. § (6) bekezdése alapján az érintett szerveknek a hozzájuk beérkezett papír alapú iratok megőrzését hiteles elektronikus másolat formájában kell biztosítaniuk. Ez a rendelkezés már 2020. január 1-je óta hatályban van, azonban az ennek való megfelelés most fog igazán nagy feladatot róni a szervezetekre. Ugyanis a bejövő iratforgalom jelentős része mindezidáig a KÉR-en keresztül történt, ami most megszűnik, így sok szervezetnél jelentősen újra kell gondolni a rendelkezésre álló eszközöket és folyamatokat, hogy meg tudjanak felelni a jogszabályi követelményeknek a kiválást követően is.

A KÉR kivezetése miatt az érintett közfeladatot ellátó szerveknek a 2022. évi iratkezelési szabályzatukat a KÉR megszüntetésére való tekintettel 2021. december 31-ig újra el kell írniuk.

A már idézett kormányhatározat alapján a jelenleg KÉR-ben dolgozó munkavállalók átirányításra kerülnek a szervekhez. Így humán erőforrás rendelkezésre áll a digitalizációs feladatok ellátására. Ugyanakkor kérdéses, hogy a szervek hardveres és szoftveres megoldásai ki tudják-e szolgálni a növekvő igényeket? Ezt egy iratkezelési audit könnyen megválaszolhatja. Nem feltétlenül lesz szükség nagyszabású és költséges beruházásra, tekintettel arra, hogy egyes használatban lévő iratkezelő rendszerek a saját felületükről képesek szkennelést és hitelesítést végezni, ami egy kézenfekvő, folyamatba integrált megoldás lehet.

A megszüntetés indokairól igyekszünk megkérdezni az illetékeseket is. Amint sikerül, következő cikkünkben azt is közöljük.