Az irat útja a papíron, elektronikusan, és elektronikus másolatként

A DEÜSZ októberi iratkezelési szemináriumán a többi között a különböző iratformátumok (papír, elektronikus, másolat) alapján tekintjük át az iratkezelési alapfolyamatot. Mikor szkenneljünk és mikor ne? Mire jó az irat elektronikus képe? Mire való a hiteles elektronikus másolat? Várjuk jelentkezésüket!

Az iratkezelési folyamatban az egyik legnehezebben kezelhető feladat abból adódik, hogy az iratok jelentős része az életciklusában valamilyen transzformáción esik át. Akár papíralapúból készül elektronikus vagy elektronikusból papír, az eltérő formtáumú példányok gyakran másként és mások által kezelendőek az ügyintézési folyamatban.

A papíralapú és az elektronikus ügyintézés szempontjai

Egy szakmai webinár résztvevői körében végzett gyors felmérésen az alábbi eredmény született arról, hogy az ügyintézés során hogyan használják a beiktatott, eredetileg papír alapú bejövő iratokat:

1. 56% - az ügyintéző dolgozik vele
2. 19% - szkennelik és a papíralapú irat az iktatónál marad
3. 25% - szkennelik és a papír alapú irat rögtön az irattárba megy.

Októberi szemináriumunkon részletesen, jelen cikkünkben csak röviden értékeljük a fenti három megoldást. Az a) esetben nem tudjuk kiaknázni az elektronikus dokumentummenedzsmentben rejlő lehetőségeket. A c) eset jogszabályt sérthet, ezért nem javasolt.

A b) eset választói elektronikus munkapéldányt képeznek (szkennelnek) az ügyintézéshez, a papíralapú példányt pedig az iktatónál hagyják. A házon belüli ügyintézés történhet nem hiteles elektronikus munkapéldánnyal, de dönthet úgy is a szervezet, hogy elektronikusan hiteles másolattal dolgozik. Az ügyintézőnél újonnan keletkező elektronikus iratnak ugyanakkor hitelesnek kell lennie, ellenkező esetben nem lehet része az ügyiratnak. Ebben a felállásban vegyes (papíralapú és elektronikus) ügyirat is képződhet.

A fentiekkel kapcsolatban személyes kérdésfeltevésre is lesz lehetőség rendezvényünkön, a szemináriumot Csóti Csaba iratkezelési szakértő tartja.

Iratkezelési szabályzat és irattári terv a félreértések elkerülése végett

Megszervezett és szabályozott iratkezelési folyamattal érhető el, hogy ne a káosz, hanem a hatékonyságnövelés irányába mozduljunk el - erről is szólunk a képzésen. A közfeladat-ellátó szervezetek esetében kötelező iratkezelési szabályzatot készíteni (irattári tervvel együtt). Ez alapján biztosan számon kérhető az iratról az illetékes ügyintéző, ügykezelő, iktató vagy adminisztrációs munkatárs.

Selejtezhető, megsemmisíthető-e az eredeti, papíralapú hiteles irat?

A hiteles elektronikus másolatok használata esetén felmerül, hogy selejtezhető, véglegesen törölhető-e az eredeti, papíralapú példány. Teljesen egységes szabályozást nem lehet alkalmazni az egész iratanyagra, ugyanakkor levéltári törtvény meghatározza azt a keretrendszert, amelynek alapján kilakítható a szerv szabályozása és gyakorlata.

„Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletnek megfelelően lefolytatott hiteles másolatkészítési eljárást és a hiteles elektronikus példányok megőrzéséről történő gondoskodást követően, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendeletben foglaltak szerint az ügyviteli értékű közirat papíralapú példánya megsemmisíthető. Nem semmisíthető meg a maradandó értékkel is bíró iratoknak a levéltár által papíralapon is megőrzendőnek minősített példánya.”

A folyamatok szabályozásánál tehát arra mindenképpen érdemes figyelni, hogy a megsemmisítést adott esetben a Levéltárral is egyeztetni kell.

Tudjon meg többet a fenti témákról október 11-én, a közfeladatot ellátó szervek számára rendezett iratkezelési szemináriumunkon!