Gyűjtőszámos iktatás – Szakértőnk válaszol

Gyűjtőszámos iktatással kapcsolatban érkezett kérdés az egyik kedves olvasónktól, melyre Kiss Péter szakértő válaszol:

 

“Egy vizsgált intézmény iratkezelési szabályzatában meghatározták a gyűjtőszámos iktatást a 41§(4) pontja szerint. Az eltérő években ugyanazon főszámon iktatják az intézményi sajátosságok alapján meghatározott ügykörök szerint az iratokat. A szabályzatban nem határozták meg a gyűjtőszámok nyilvántartott ügyköröket. Az iktatást úgy végzi az intézmény, hogy a C5230-175 r.sz. számú iktatókönyvbe az év elején felvezeti a gyűjtőszámok tárgyköreit, majd az egyéb- gyűjtőszámba nem sorolt ügyköröket a gyűjtőszámokat követő sorszámok folytatásával iktatja.

A gyűjtőszámos ügykörök iratait soros(folyószámos) iktatókönyvekben tarja nyilván, ennek tartalma nem fedi le a 335/2005 Kr 39§(2) pontjában-meghatározott tartalmi előírásokat.

Véleményem szerint a gyűjtőszámos iktatásra is a C.5230-175 r.sz iktatókönyveket kell használni, az egyéb témájú ügyeket tartalmazó iktatókönyvbe nem lehet beírni a gyűjtőszámos iktatás számát, mint főszámot.

Rendelkezhetnek-e a szabályzatban arról, hogy mely rovatokat kötelező kitölteni az egyes főrovatokban? Kézi iktatásnál lehet-e az iktatás dátuma az átvétel/érkeztetés napja. Véleményem szerint az iktatás dátuma az a nap, amikor az iktatókönyvbe felvezetik a 44§ szerint a beérkezést követő napon.”