Éven túli iktatás, érkeztetés – Szakértőnk válaszol

Év vége felé közeledve egy éppen aktuális témával, az éven túl iktatással, érkeztetéssel kapcsolatban érkezett két kérdés a Szakértő válaszol rovatunkba. Dr. Bodó Attila Pál, az Emberi Erőforrások Minisztériumának főosztályvezetője válaszol:

"A Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése alapján a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy iktatószámon lehet nyilvántartani azzal, hogy az egy iktatószámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. Ezekre az ügyekre külön iktatókönyv szolgál. A Korm. rendelet 43. § (1) bekezdése alapján az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.

Ezt az iktatókönyvet azonban nem lehet és nem is célszerű az év végével lezárni, hanem akkor, ha ebbe az ügycsoportba tartozó irat már feltehetően nem érkezik több. Jól gondolom-e ezt? Ha év végén le kell zárni az iktatókönyvet, akkor a következő évben hogyan kapja meg ugyanazt a főszámot egy adott irat? (Hiszen az iktatószámokat folyamatos sorrendben kell képezni.) Ha nem kell év végén lezárni az iktatókönyvet, hanem csak egy későbbi időpontban, akkor a további kérdés, hogy ha – amint elképzelhető – esetleg az iktatókönyv lezárását követően érkezik az adott ügycsoporthoz tartozó újabb irat, akkor meg lehet-e nyitni a már lezárt iktatókönyvet?”