Élet a KÉR után

A KÉR kivezetése jó lehetőség a belső munkafolyamatok megreformálására.

A Magyar Közlönyben megjelent kormányhatározat alapján az érintett szervek 4 ütemben válnak ki az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének használatából, melynek eredményeképp 2021 végére teljeskörűen megszűnik a KÉR. Az okokról és a folytatásról kérdeztük Kiss Pétert, a DEÜSZ Egyesület főtitkárát.

Mi lehet az oka a KÉR kivezetésének, mi a jogalkotói szándék?

Az elektronikus közigazgatásra történő átállás kezdetén mindenképpen meg kellett oldani a papíralapú dokumentumok digitális konverzióját. Ezt támogatta a KÉR, hiszen a szervek nem voltak felkészülve arra, hogy a beérkező nagy tömegű postai küldeményeket elektronikus állományokká alakítsák. A KÉR digitalizálta a küldeményeket, sőt hiteles elektronikus másolatokat készített a szervek részére. Nem ismerem a kivezetés tényleges okát, de az biztos, hogy az elektronikus ügyintézési törvény (2015. évi CCXXII. törvény) 2018. január 1-jei hatályosba lépésével nagymértékben csökkent a papíralapú kommunikáció. Az elektronikus ügyintézés biztosítására kötelezett szervek egymással elektronikusan kell, hogy kapcsolatot tartsanak. A gazdálkodó szervezetek is elektronikus kapcsolattartásra kötelezettek, illetve a magánszemélyek körében is egyre elterjedtebb a szervek elektronikus megkeresése e-papíron vagy strukturált űrlapok használatán keresztül. A KÉR-en átfutó, illetve a szervekhez beérkező postai forgalom jelentősen csökkent, jóval kevesebb küldeményt dolgoznak már fel, mint amit az elmúlt néhány évben. Másrészt a KÉR kivezetésével az érintett szervek még inkább motiváltak lesznek abban, hogy elektronikus csatornára tereljék partnereiket, ügyfeleiket, mert azt a feladatot, amit eddig díjmentesen ellátott a KÉR, most már saját erőforrásból, saját költségvetésből kell megoldaniuk.

Minden törekvés ellenére biztosan maradnak papíralapú beadványok.

Óhatatlanul maradnak. A KÉR mellett is - az úgynevezett kivételkezelési ágon - érkeztek, érkeznek papíralapú küldemények a szervekhez. Minden olyan küldemény papíron marad, amit objektív szempontok alapján nem lehet digitalizálni, pl. egy oklevelet vagy egy könyvet, illetve extra méretű dokumentumokat sem lehet szkennelni. Ugyanakkor egyre kevesebb ilyen van, a KÉR digitalizálási készsége jelentősen nőtt a kezdeti időszakhoz képest.

Mit jelent a KÉR kivezetése az iratkezelési gyakorlat szempontjából? Tehát akik eddig a KÉR-t használták, azok most mivel szembesülnek?

Mivel közfeladatot ellátó szervekről beszélünk, a legfontosabb a jogszabályi megfelelés. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet az, amire mindenképpen figyelemmel kell lennünk. A rendelet 34. § (6) bekezdése kimondja, hogy a szervek a hozzájuk közvetlenül benyújtott papíralapú iratot hiteles elektronikus irattá alakítják. (Ez eddig azokra a küldeményekre vonatkozott, amelyek nem mentek keresztül a KÉR-en.) A másik nagyon fontos szabály a 45. §, az iratok megőrzésére vonatkozó kötelezettség. Ennek értelmében a szerveknek a hozzájuk beérkezett küldeményeket alapértelmezetten hiteles elektronikus másolat formájában kell, hogy megőrizzék. Tehát nem elég elrakni és tárolni az ügyfél papíralapú, aláírt levelét. Ezzel már nem lehet megfelelni a jogszabályi követelmények, még akkor sem, hogyha a dokumentumot megfelelően kialakított irattári rendben őrizték. Ehelyett a hiteles elektronikus másolattá konvertált elektronikus állományt kell megőrizni és azt kell kezelni akár folyamatban lévő ügyként, akár irattári anyagként. Az iratok életciklusának végén pedig ezeket az ügyeket már e-levéltári átadás keretében, úgynevezett SIP csomagokban kell átadni a levéltár részére.

Összességében a hiteles konverziós feladatkör kiszélesedett a KÉR kivezetésben érintett szerveknél. A hiteles elektronikus másolatkészítés részletszabályait az elektronikus ügyintézésről szóló törvény végrehajtási rendeletében határozta meg a jogalkotó.

Ezt itt a DEÜSZ-ön is taglaltuk, hogyan történik, pontosan mi a menete a hiteles másolatok elkészítésének, erre most ne térjünk ki részletesen. Az viszont érdekes lehet, hogy a szervezeteknél rendelkezésre állnak-e a szükséges eszközök a hiteles elektronikus másolatok elkészítéséhez?

Azt gondolom, hogy a KÉR az elmúlt öt évben - miközben támogatta a digitális átállást - a szoftveres és hardveres háttér felállítását lassította, mivel a feladat nagy részét egy központi szolgáltató ellátta. Ezt nyilván minden szervnek egyedileg kell megvizsgálnia, hogy rendelkezésére állnak-e azok az eszközök, amellyel a kötelező hiteles digitalizálást nagyobb mennyiségben is meg tudja valósítani.

Összességében három tényezőről beszélünk, amire szükség van egy hiteles elektronikus másolat létrehozásához. Először is kell egy olyan hardveres eszköz, amivel digitalizálni tudjuk a dokumentumokat. Másodszor kell egy olyan szoftveres eszköz, amivel a hiteles elektronikus másolatot el tudjuk készíteni, tehát egy integrált elektronikus aláírással, illetve a jogszabályban előírt hitelesítési záradékkal el tudjuk látni a szkennelt iratot, illetve a digitalizált képet össze is tudjuk vetni az eredeti, papíralapú dokumentummal. A harmadik tényező pedig a humánerőforrás, hiszen ezt a folyamatot valakinek kezelnie kell. Ugyan a jogszabály lehetőséget teremt arra, hogy a hiteles másolatkészítés zárt rendszerben, automatizáltan történjen, de ezt a gyakorlatban én még nem láttam működni. Csaknem száz százalékig mindenhol emberi beavatkozások, emberi közreműködések mentén történik a hiteles elektronikus másolatok készítése.

A szoftveres eszköz jellemzően valamilyen iratkezelő rendszer?

Igen, tapasztalatom szerint ezt a folyamatot iratkezelő rendszerekbe integráltan szokták végrehajtani. Illetve van még egy negyedik tényező is, a szabályozási feladatkör: minden érintett szervnek rendelkeznie kell másolatkészítési szabályzattal. Ez persze a legtöbb szervnél már rendelkezésre áll, de ahol még nem, ott feltétlenül meg kell alkotni. Többnyire rendelkezésre is áll az a szabályozási tudás és tapasztalat, amivel egy ilyen belső normatívát létre tudnak hozni.

Néhány új eszköz, főleg szkennerek, iratkezelő rendszer, nagyobb digitalizálási, hiteles másolatkészítési kapacitás, minderre emberi erőforrás… ennyi lenne a fejlődés?

Már ez se lenne kevés, de sokkal többről is lehet szó, ha ezt az alapvetően papírmentesítő megoldást kiterjesztjük az egész szervezetünkre. Jelentősen egyszerűsíthetjük az életünket, ha a szükséges fejlesztéssel egy időben felismerjük, hogy nem kell a meglévő folyamatainkhoz ragaszkodni, azokat lépésről lépésre megtartani. Strukturális átalakításokkal könnyedén létre lehet hozni egy hatékonyabb szervezeti működést, ami valamennyi felhasználó munkáját jobban támogatja.

Mire gondol pontosan?

Onnantól fogva, hogy végrehajtottuk a hiteles elektronikus másolatkészítési feladatot, az eredeti papíralapú dokumentummal nem kell foglalkozni, a szervezeten belül nem kell papírt “utaztatni”. Ezt azért hangsúlyozom, mert sajnos még mindig azt tapasztalom, hogy ugyan létezik az elektronikus másolat, de a belső ügyintézési folyamatokat a papíralapú dokumentumra alapozzák. Amikor a papírhoz való ragaszkodáson sikerül túllendülni, akkor fognak előjönni a digitalizáció előnyei. Az iratkezelő rendszerben véghezvitt hiteles másolatkészítés jó lehetőség, hogy aztán a teljes irat-életciklust, a teljes ügyintézési életciklust egy rendszerben, jól nyomon követhetően tudjuk kezelni. Onnantól fogva nem kell arra várni, hogy egy belső kézbesítő a szervezeti egységek között átadja az iratot, nem kell arra várni adott esetben egy vezetőnek, hogy papír alapon kiszignálhassa a dokumentumot, hanem ő elektronikusan egy-két kattintással végre tudja hajtani ezt. Nagyon gyakori példa, hogy az adott szerv nem egy telephelyen dolgozik. Több telephely között a papíralapú dokumentumok mozgatása egyrészt logisztikailag is komoly feladat, másrészt óriási időveszteség. Ezzel szemben ha az elektronikus dokumentumnál azt mondja a vezető, hogy ő azt kiszignálja vagy megosztja egy másik felhasználóval, esetleg átadja egy másik vezetőnek vagy felterjeszti kiadmányozásra, az gyakorlatilag a kattintást követően azonnal meg fog jelenni. És tudjuk jól, hogy a határidők, amelyekkel a szervek szembesülnek, nem hetekben, nem napokban, hanem sok esetben órákban és percekben vannak meghatározva. Ilyen helyzetben megkerülhetetlen a digitalizáció, a KÉR kivezetése pedig egy remek apropót ad, hogy hatékonyabbá tegyünk a folyamatainkat és belső működésünket.