Elektronikus aláírás a közigazgatásban

E-közigazgatás és privát szektor: több tízezer munkaóra megspórolható az elektronikus aláírással A világ minden részén egyre nagyobb nyomás nehezedik a kormányzatokra: egyrészt az elektronikus állampolgári szolgáltatások körének bővítése, másrészt az egyre jelentősebb költéscsökkentési célok elérése érdekében.

Ezzel egy időben még mindig jelentős a papíralapú folyamatok aránya a közigazgatási különböző területein, ami teljesen elektronikus iratkezelési megoldások használatával jelentősen csökkenthető lenne. Az iratkezelés teljesen elektronikussá tételének egyik kulcseleme a megfelelő elektronikus aláírás-technológiák használata.

Az elektronikus aláírás egy olyan eljárás, amelynek segítségével digitálisan aláírhatunk bármilyen elektronikus dokumentumot, szerződést, számlát vagy adatot. Az így létrejött elektronikus irat joghatását, bizonyító erejét tekintve megegyezik a kézzel írott aláírással, vagy egy közjegyző előtt tett aláírással. Eddig speciális eszközökre – chipkártyára, kártyaolvasóra, telepített szoftverekre – volt szükség mindehhez, de mindez már a múlté: egy webes felületen, külön eszközök telepítése és használata nélkül, akár egy okostelefon segítségével is aláírhatunk dokumentumokat.

A kézi aláírás digitalizálása önmagában nem bír törvény előtti bizonyító erővel

Ha egy táblagépen vagy okostelefonon elektronikus tollal aláírunk – vagyis kézi aláírásunk képét digitalizáljuk és dokumentumhoz kapcsoljuk, önmagában ez még nem jelenti azt, hogy az adott dokumentum például egy peres eljárásban hitelesnek tekinthető. Ahhoz, hogy egy magánszemély, egy vállalat vagy intézmény elektronikusan aláírhasson, előzetes azonosításon kell, hogy átessen. A folyamat során a bizalmi szolgáltató – például NETLOCK – szakemberei ellenőrzik a természetes vagy jogi személy igénylő személyazonosságát, vállalat esetén a jogosultságát, rögzítik az adatait, és csak ezek után juthat hozzá az igénylő az elektronikus aláíró tanúsítványhoz és ezek használatához szükséges eszközökhöz és szoftverekhez. Ezen folyamat nélkül elektronikus kézi aláírásunk digitalizálása nem bír törvény előtti bizonyító erővel egyetlen dokumentumon sem.

Az unió minden országában elfogadják a magyar szervezetek által elektronikusan aláírt szerződéseket

2016. július 1-től mind a hagyományos (eszközös), mind az újgenerációs (felhő alapú) módszerrel aláírt elektronikus dokumentumokat egységesen el kell fogadják az Európai Unió tagállamaiban. A júliusban hatályba lépett eIDAS rendelet biztosítja az egységes elfogadást az Európai Unió teljes területén. Tehát mostantól a magyar cégek is minden korlát nélkül küldhetnek elektronikusan aláírt szerződéseket vagy számlákat a külföldi partnerek részére.

Az elektronikus aláírások új európai uniós szabályozásával felgyorsulhat az üzletmenet és a határokon átnyúló együttműködés a tagállamok vállalkozásai között. A magyar közigazgatásnak és vállalati szektornak még mindig csak a töredéke használ elektronikus aláírást operatív szinten, pedig az új szabályozás komoly lehetőségeket nyit: előnyhöz juttathatja a piacért versenyző hazai vállalkozásokat és a modern, papírmentes ügyintézés felé mozdítja el a közfeladatot ellátó intézményeket.

Egyszerűbb és kényelmesebb: e-aláírás bárhol, bármikor

Ma már akár egy okostelefonon keresztül is hitelesíthetünk szerződéseket, ajánlatokat, iratokat. Vagyis egy hivatal osztályvezetője is aláírhat egy fontos dokumentumot vagy szerződést, még akkor is, ha távol van az intézménytől.

Hirdetés

Az eljárás egyszerű, kényelmes és biztonságos:

• Egy weboldalon keresztül belépünk az elektronikus aláírás-szolgáltatásba.
• Egy online fizetési tranzakcióhoz hasonlóan személyes aktiváló kódunkat használva néhány kattintással vagy érintéssel digitálisan aláírjuk például az e-mailen érkező PDF vagy Word dokumentumot.

Ehhez eddig a gépünkhöz csatlakoztatott kártyaolvasóra, aláíró kártyára vagy speciális célszoftverre volt szükség, de a NETLOCK SIGN megoldással, a felhőben, bármilyen speciális segédeszköz nélkül írhatunk alá.

7 ok, amiért minden hazai hivatalnak érdemes lehet bevezetni az új generációs elektronikus aláírás megoldásokat:

• Gyorsabb és rugalmasabb ügymenet,
• Megbízhatóbb, egyszerűbb és könnyebben visszakereshető archiválás,
• Olcsóbb működés, csökkenő költségek (nyomtatás, iratok küldése, archiválása),
• Egyszerűbb és eszközöktől független e-aláírás képesség,
• Nagyobb működési biztonság,
• Kevesebb papír, “zöldebb” környezettudatosabb irodai működés,
• Kényelmesebb és hatékonyabb munkafolyamatok.

Milyen kérdéseket érdemes átgondolnia egy közigazgatási intézménynek, mielőtt elektronikus aláírást vezet be?

• Fontos, hogy felmérjük milyen mennyiségben és milyen fajtájú (szerződések, számlák, munkaügyi dokumentumok stb.) dokumentumokat kezelnek a hivatalban.
• Érdemes végiggondolni, hogy mely munkatársak számára adjuk meg az elektronikus aláírás képességét.

Az elektronikus aláírással kapcsolatos elméleti és gyakorlati ismeretek megszerzésére, felfrissítésére, az új szabályozási környezet megismerésére, valamint a felmerülő kérdések, kételyek tisztázására nyújt kitűnő lehetőséget a 2016. október 26-án megrendezésre kerülő e-aláírás szeminárium.

A részvétel hasznos lehet minden olyan közigazgatási intézmény számára, amely a közeljövőben elektronikus aláírás bevezetését tervezi hivatalánál, de várjuk azon érdeklődőket is, akik ismereteiket szeretnék felfrissíteni, esetleg a témával kapcsolatos kérdéseiket szeretnék feltenni az előadóknak.

Füzesi Csaba

NETLOCK Kft., stratégiai termékmenedzser

A NETLOCK-ról

A Docler cégcsoport tulajdonában álló NETLOCK az elektronikusan hitelesített üzleti megoldások vezető fejlesztője, szolgáltatója és integrátora Magyarországon. Minősített hitelesítés-, időbélyegzés- és archiválásszolgáltató, PKI-tanácsadó és PKI-rendszerintegrátor vállalatként az elektronikus üzleti megoldások technológiai és jogi szakértője, szállítója.

A NETLOCK az első, a közigazgatásban is elfogadott bizalmi szolgáltató Magyarországon. Olyan innovatív megoldásokat kínál hazai és nemzetközi partnerei részére, mint például az elektronikus számlázás, az e-Archiválás, az elektronikus másodbizonylat-megőrzés, az üzleti kommunikáció titkosítása SSL-tanúsítványokkal vagy a 2013-ban Magyar Termék Nagydíjjal elismert CityPass intelligens közlekedési és városkártyarendszer. 2016-ban vezette be újgenerációs, innovatív felhő alapú aláírásszolgáltatását, mely a haza piacon egyedülálló.

Miközben lehetővé teszi, hogy ügyfelei e-tudatossá és ezáltal versenyképesebbé váljanak, maga is tudatosan keresi az elektronikus üzleti folyamatok minél szélesebb körű felhasználási lehetőségeit. A NETLOCK világszerte megbízható legfelső szintű bizalmi szolgáltatóként szerepel a jelentősebb operációs rendszerekben – Windows, Mac OS X, iOS (iPhone, iPad), Android OS –, a legfontosabb böngészőkben – Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Safari – és levelezőalkalmazásokban – MS Outlook, MS Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mac OS Mail.