Digitalizálási kötelezettség az elektronikus ügyintézést biztosító szerveknél

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (Eüsztv.) rendelkezései alapján az elektronikus ügyintézést biztosító szervek kötelesek elektronikussá alakítani az ügyintézésükhöz kapcsolódó belső folyamataikat. Cikkünkben annak járunk utána, hogy betartják, betartatják-e ezt a jogszabályi előírást, illetve hogyan lehet elindulni a belső folyamatok digitalizációjának útján?

Az Eüsztv. előírása a belső ügyintézési folyamatok elektronizálására

Az Eüsztv. 2015 decemberében lépett hatályba, és alapvetően három dologra koncentrált. Egyrészt, hogy az állampolgárok, cégek eljuttathassák elektronikus beadványaikat az elektronikus ügyintézést biztosító szervekhez. Másrészt, hogy ezek a szervek egymás között elektronikusan kommunikáljanak, ne papíron kérjenek egymástól információkat és adatokat. Harmadrészt, amikor meghozzák döntéseiket, elektronikusan tudják kiküldeni azokat az ügyfeleknek. A belső működés elektronizálására tehát eredetileg semmilyen szabály nem vonatkozott az Eüsztv-ben.

2019. december 18-án aztán megjelent a 2019. évi CXVI. törvény, amely változtatott ezen: az Eüsztv. 6. §-a kiegészült a (3) bekezdéssel, amely kimondja:

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles az e-ügyintézési szolgáltatásainak működtetéséhez és az ügyintézésbe bevont társszervekkel való kapcsolattartáshoz szükséges belső működését, folyamatait teljes körűen elektronizálni, ehhez az elektronikus információs rendszereket biztosítani.

A passzus 2020. február 1-jétől lépett hatályba. Balogh Gábor, a Königsberg Consulting vezető tanácsadója szerint a jogalkotó az elektronikus ügyintézés bevezetését illetően a fokozatosság elvét követi. A nagyon különböző folyamatok és ügyintézési formák miatt a belső működést először nem szabályozta, mostanra azonban már erre a területre is ráirányította a jogalkalmazók figyelmét. Megszületett az elektronizálási kötelezettség, ám semmilyen, kapaszkodót nyújtó részletszabály nem jelent meg hozzá, nincs végrehajtási rendelet, nincsenek előírások a hogyanra.

- Milyen eredményt hozott ez az intézkedés?

Vegyes a kép, de arról nem beszélhetünk, hogy teljeskörűen megvalósult volna az érintett szervek belső folyamatainak elektronizálása. Ezt valószínűleg a jogalkotó sem várta el, hiszen az elektronikus ügyintézést biztosító szervek száma nagyjából ötezer, amelyek rendkívül eltérőek feladataik, belső folyamataik, valamint informatikai fejlettség szempontjából. A jogszabály megjelenésétől a hatályba lépéséig pedig mindössze bő egy hónap állt rendelkezésre, amely alatt reálisan nem valósíható meg a belső folyamatok digitalizációja. A törvényi előírást a szerveknek ettől még természetesen be kell tartani.

- Az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet (EÜF) ellenőrizheti, hogyan történik az ügyintézés házon belül?

Igen, a Felügyelet hivatkozhat az Eüsztv. idézett rendelkezésére, bekérheti a működésre vonatkozó információkat, és mondhatja, hogy igenis digitalizálni kell a belső működést.

- Mennyire jellemző, hogy az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet hivatalból indít vizsgálatot?

Láttunk már többször ilyenre példát, az e-Papírral kapcsolatban is volt vizsgálat. Ennek az ügyfelek körében nagy népszerűségnek örvendő szolgáltatásnak a hivatali oldali hátránya, hogy bár elektronikus űrlap, mégis szabad szöveges beadványt eredményez. Humánerőforrás szempontjából a feldolgozása jóval több időt igényel, mint egy strukturált űrlap esetében. A Belügyminisztérium kezdeményezésére ezért a Kormány előírta, hogy minden olyan ügyet strukturált űrlapra kell terelni, amiben havonta átlagosan 100 vagy annál több kérelem, beadvány érkezik e-Papíron. A Felügyelet ezután lekérte a szolgáltató NISZ Zrt.-től, hogy az előző év 12 havi átlagában melyek ezek az ügytípusok, és egyesével felszólította az érintett szerveket a strukturált űrlapok elkészítésére. Ilyen témavizsgálat bármikor lehet az ügyek belső elektronizálására vonatkozóan is.

- A fokozatosság jegyében ez következik?

Reális, hiszen megtörtént az ügyfél-állam kapcsolatok elektronikus útra terelése, akkor most a hatékony működés érdekében történjen meg a hivatalok belső működésének elektronizálása is. Ebben egyébként egy fontos lépés volt a KÉR, ami biztosította, hogy a papír alapon indított beadványok hiteles elektronikus formában érkezzenek meg a hivatalokhoz. A KÉR-t ugyan 2021 év végére kivezetik, de a szervek digitalizálási kötelezettsége megmarad.

A KÉR-t használó szerveknek a hozzájuk beérkezett papír alapú iratok megőrzését hiteles elektronikus másolat formájában kell biztosítaniuk a 335/2005-ös kormányrendelet 34. § (6) bekezdése alapján: “Az 1. mellékletben és a 3. mellékletben meghatározott szervek … a hozzájuk közvetlenül benyújtott papíralapú iratot a 47. § a)-j) pontjában és a 2. mellékletben meghatározott kivétellel az Eür. szerint hiteles elektronikus irattá alakítják.”

Azt gondolom, minden törekvés a belső digitalizálás irányába mutat, ez lesz a következő időszaknak az egyik fő szakpolitikai iránya, sőt szerintem az is elképzelhető, hogy ehhez a feladathoz majd forrásokat rendelnek. Mondhatja például azt az állam, hogy csak azok a szervezetek kaphatnak a következő EU-s támogatási időszakban fejlesztési forrást, akik a belső elektronizálásra is figyelmet fordítanak.

Balogh Gábor úgy látja, bár a sokféle, eltérő belső működési mód miatt ugyan a jogalkotó eddig nem fogalmazott meg semmilyen egységesítést, le lehetne fektetni néhány alapvető elvárást végrehajtási rendelet szinten. Konkrét elvárásokat fogalmazhatnának meg például az iratkezelő rendszer szerepére és a papírmentességre vonatkozóan, de lehetne azt is szabályozni, hogy az Eüsztv. idézett passzusa konkrétan milyen folyamatokra vonatkozik. Az Eüsztv. és így a belső folyamatok elektronizálási kötelezettsége ugyanis nem terjed ki a hivatali működés minden részére. Az ügyfelek ügyeitől független belső, funkcionális működésre (pl. HR-ügyek, pénzügy, beszerzés) nem vonatkozik.

- Viszont elektronikusnak kell maradnia bármely magánszemély és cég által indított ügynek, illetve az ezekhez kapcsolódó, hivatalok közötti kommunikációnak. Egyáltalán hogy lehet nekifogni annak, hogy ez megvalósuljon?

Miután az adott hivatalnál meghatározták azt, hogy mely ügyeket érinti az Eüsztv. idézett rendelkezése, meg kell vizsgálni, hogy ezek esetében jellemzően hol lép vagy léphet be papír a folyamatba, legyen az akár ügyféltől, akár másik szervezeti egységtől vagy hivataltól érkező irat vagy információ. Az iratkezelő rendszer megfelelő eszköz a hiteles elektronikus másolatok elkészítésére és az ügyintézési folyamatok menedzselésére, főleg ha a folyamatban résztvevő, többi szakrendszerrel történő integrációt is biztosított.

- Tudna mondani egy működő példát?

Jó példának az önkormányzati ASP rendszer adó ügyintézését tudnám mondani, ahol az ügykezelés és ügyintézés is teljesen végig tud menni elektronikusan. Az ASP Irat és az ASP Adó szakrendszer integrációja révén az elektronikus kérelmek beérkezése, iratkezelése, szakrendszernek való átadása, az ügyintézés során az alszámkérések, a különböző információkérések, majd a folyamat végén a maga a kiadmányozás, kézbesítés, sőt a kézbesítési igazolások feldolgozása is elektronikusan meg tud történni.