Az eHR rendszer (3. rész)

Három részes cikksorozatunk első részében az eHR céljairól és funkcióiról írtunk, majd a bevezetéssel kapcsolatos kérdésköröket taglaltuk. Ezúttal az Oktatási Hivatalban kialakított eHR rendszer és funkcionalitás példáján keresztül mutatunk be egy lehetséges, részben automatizált, működő eHR modellt.

Amennyiben a cikksorozatunk előző részében taglalt kérdésekben többé-kevésbé megnyugtató válaszok születtek, de legalábbis döntött a szervezet a kérdésekben, akkor a megvalósítandó folyamat és a fejlesztési igények lényegében kialakultak, ez után kezdődhet a fejlesztés. Nézzük, hogyan történt mindez az Oktatási Hivatalban!

Az eHR fejlesztés hátterének bemutatása

Az Oktatási Hivatal 2008 óta használ iratkezelő rendszert, amelynek iratforgalma már az eHR indulásakor (2017.) elérte az évi 200.000 példányt. Ez a számosság azonban csak az általános ügykörökhöz tartozó hivatali ügyeket érinti, a szakrendszeri (külön kezelt, ugyanakkor integrálandó) iktatások száma ennek a többszörösét is eléri. Az e-közigazgatási fejlesztések kapcsán ugyanakkor kritikussá vált, hogy az eddig papíralapon előállított és esetünkben visszaszkennelt elektronikus iratok esetében a kiküldés elsősorban ne postai úton, hanem elektronikusan történjen, illetve a Hivatal is képessé váljon elektronikusan és hitelesített módon dokumentumokat fogadni és azokat a lehető leggyorsabban automatizáltan beilleszteni a belső ügyintézői folyamatba. Ezen képesség eléréséhez mind az iratkezelő rendszert, mind a belső ügyviteli és szakrendszeri folyamatokat át kell alakítani annak érdekében, hogy a Hivatal ügyfeleit (állampolgárok, cégek, társhatóságok) egyaránt képesek legyünk elérni elektronikus érkeztetésen és tárhelyre történő kézbesítésen keresztül. Ezen logika és igény mentén tűzte ki a Hivatal az eHR folyamatok integrálását az iratkezelő rendszerbe, a KÜNY tárhelyre történő kiküldések tömbösítését, a cégkapura történő kiküldést és a hivatali kapuk egységes kezelését.

A második fejezetben foglalt célokat, és a harmadik fejezetben bemutatott döntési pontokra adott válaszainkat figyelembe véve tehát az iratkezelő rendszerben kívántunk olyan funkciókat megjeleníteni, amelyek gördülékennyé, könnyen feldolgozhatóvá teszik az elektronikus humánpolitikai dokumentumok kezelését. A fejlesztés középpontjában a fentiek alapján az alábbiak álltak:

• a dolgozó egyértelmű beazonosítása 4T adatok alapján, ezáltal eHR partnertörzs építés
• a munkáltatói iratok (elektronikusan aláírt pdf) ügyfélkapura történő kézbesítése a DMS One iratkezelő rendszer használatával – egyedi vagy tömeges megoldással egyaránt az eHR form adatainak (a form adatait tartalmazó xml fájl) feldolgozása,
• vevények kezelése (amelyeket az ügyfélkapu, a központi rendszer visszaad).