Az eHR rendszer (1. rész)

Májusban volt 5 éves az eHR. Három részes cikksorozatunkban bemutatjuk az elektronikus ügyintézés ezen éllovas szolgáltatását, felidézzük elindulásának körülményeit, részletezzük céljait és funkcióit. A cikkben igyekszünk minél több szakmai megfontolást közre adni, hogy azok is haszonnal olvashassák, akik eltérő folyamatokat és feldolgozást kívánnak használni, vagy eltérő szoftveres-informatikai környezetben dolgoznak.

A közigazgatási és rendvédelmi munkáltatói intézkedések elektronikus aláírása és kézbesítése elméletben és gyakorlatban (első rész)

A 2018-as esztendőt utólag is az e-ügyintézés évének nevezhetnénk Magyarországon. Az állami és önkormányzati szervek 2018. január 1-jével tömegesen álltak át az elektronikus kapcsolattartásra¹, így az volt az első olyan esztendő, amikor a közigazgatásban, az állampolgári ügyintézésben széles körben elterjedtek az elektronikus megoldások. Az elektronikus ügyintézési lehetőségek ettől fogva nem szigetszerű jelenségek. A rendszerek, folyamatok és szolgáltatási láncok egymásra épülnek és összeérnek. Az ügyfél valamint szolgáltató oldali felhasználók száma is elérte azt a nagyságrendet, amely valóban széleskörű felhasználásra utal.

Ezt a lépést néhány hónappal előzte meg a foglalkoztatottakkal történő elektronikus – munkaügyi – kapcsolattartás (ún. e-személyügyi vagy eHR rendszer), amely 2017 májusában indult. A kormányzat jó példával járt elöl: saját magával kezdte az elektronikus ügyintézés kiterjesztését, és azokban az esetekben, amikor a közigazgatási vagy rendvédelmi szerv a munkáltató, az elektronikus dokumentum előállítását határozta meg alapesetként a munkáltatói jognyilatkozatok előállításában és kézbesítésében.

Írásunk elsősorban esettanulmány: annak bemutatása, hogy a munkáltatói intézkedések elektronizálását az Oktatási Hivatal esetében milyen szempontok mentén alakítottuk ki.

Az eHR rendszer bemutatása

A 2017-es esztendő jelentős változást hozott a közszférában a munkáltatói intézkedések közlése terén. A 2016-ban történt jogszabálymódosítások² eredményeként 2017. május 1-jétől a közigazgatás és a rendvédelem területén az írásbeli munkáltatói intézkedéseknek elektronikus formában kell megtörténniük, tehát elektronikus dokumentumok elektronikus közlése általánossá, bizonyos értelemben alapesetté vált. Ezen iratok hagyományos, papíralapú létrehozása, aláírása, átadása, kézbesítése tehát – főszabályként – megszűnt. Az intézkedés jelentősen szélesítette az elektronikus ügyintézés felhasználói körét, és fontos lépés a – sokszor feleslegesnek mondható, de mindenképp megspórolható – papíralapú iratok visszaszorítását célzó intézkedések sorában. Ez még akkor is igaz, ha elektronikus aláírás alkalmazása vagy ügyfélkapus kézbesítés – néhány kivételt leszámítva – nem feltétele, előírása az elektronikus kézbesítésnek.

A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (továbbiakban: Kttv.). és a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény (továbbiakban: Hszt.) előírásai speciális esetként tartalmaznak taxatív módon felsorolt hét olyan munkáltatói intézkedést (ez akár hét irattípusnak is megfeleltethető), ahol viszont a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és elektronikus kézbesítés kötelező. Ez valójában régi nevén ügyfélkapus, Központi Ügyfélregisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) tárhelyre történő kiküldést jelent. Ezek a Kktv. esetében az alábbiak:

• a kinevezés módosítása, 
• a közszolgálat megszüntetésével kapcsolatos jognyilatkozat,
• a fegyelmi ügyben hozott határozat,
• a kártérítési ügyben hozott határozat, 
• a sérelemdíj megfizetése ügyében hozott határozat,
• az összeférhetetlenség megszüntetésére irányuló felszólítás,
• a fizetési felszólítás.

A Hszt. esetében hasonló a tárgyi hatály:

• a szolgálati viszony módosításával és a szolgálati viszony megszüntetésével összefüggésben, 
• a fegyelmi ügyben,
• a méltatlansági ügyben,
• a kártérítési ügyben,
• a sérelemdíj megfizetése ügyében,
• az összeférhetetlenség megszüntetésére irányuló felszólítás,
• fizetési felszólítás tárgyában

hozott munkáltató intézkedések tartoznak ide.

A Kttv. és a Hszt. itt említett szabályozása mellett a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvénybe (KIT.) kerültek később – 2018-ben, ill a tv. 2019-es módosításakor – eHR tárgyú szabályok. Ezek lényegét tekintve megegyeznek a fentiekkel, csak a kormányzati tisztségviselők szolgálati jogviszonyának szabályozása kapcsán és arra vonatkoztatva épültek be a jogszabályokba.³ Mint a fentiekből is látszik, az írásba foglalt elektronikus munkáltatói (humánpolitikai) intézkedéseknek, ezek kezelésének két nagy csoportja van: az általános és a speciális esetek.

Alapesetben az elektronikus dokumentummal szemben három követelmény az elvárás: alkalmasnak kell lennie a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének azonosítására, és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására. A nyilatkozattevő itt említett „azonosításához nem szükséges a nyilatkozattevő fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírása” (Kttv. 20. § (4) bek.). Ebből következően a munkáltatónak a szervezeti adottságokat, munkafolyamatokat, egyéb szempontokat is figyelembe véve változatos lehetősége van arra nézve, hogy milyen elektronikus dokumentum előállítási, kézbesítési módot választ. A Belügyminisztérium módszertani ajánlása alapján (Módszertani ajánlás az eHR alá tartozó munkáltatói intézkedésekről. Belügyminisztérium. Budapest, 2017. április) egy nem szerkeszthető pdf emailen történő kiküldése is megfelel a „munkahelyi”, belső ügyfélnek történő elektronikus ügyintézési elvárásoknak.

A fent említett speciális esetekben ugyanakkor az iratoknak mind az aláírásuk, mind a kézbesítésük elektronikus formában valósul meg a munkahely és a dolgozó között, ráadásul a kézbesítés módja is szűkebb, és valójában az ügyfélkapus (KÜNY tárhelyes) megoldás a támogatott és elvárt forma⁴. A dolgozónak történő iratkiküldés elsősorban az ügyfélkapura történik (személyes átvétel és elektronikus aláírás is lehetséges).

EHR rendszer szempontjából azon munkáltatói intézkedéseket tartalmazó iratok kezelése a legizgalmasabb szakmailag, amelyek esetében a joghatás kiváltásához a dolgozó nyilatkozata (beleegyezése, hozzájárulása, elfogadása, tudomásulvétele stb.) elvárt vagy szükséges, másképpen fogalmazva elfogadás esetén alá kell írnia. Az eddig megszokott és hagyományos módok mellett (pl. személyesen megjelent és aláírta, postára adta stb.) erre nyújt elektronikus megoldást az eHR rendszer, vagyis az elektronikus aláírási megoldások és az eHR űrlap (ún. eHR form).

A dolgozó irányából történő aláírás tehát e-személyi igazolvány vagy avdh-s aláírás útján történhet meg. Az elektronikusan mindkét fél által aláírt iratnak a munkáltató számára történő visszaküldésére az eszemelyugy.gov.hu weboldal az ajánlott csatorna, amely egy definiált űrlap. A személyügyi űrlap, az eHR form valójában egy dokumentumküldési és hitelesítési szolgáltatást nyújtó felület, csatorna. Ügyfélkapus bejelentkezést követően (KAÜ-s azonosítást követően) érhető el, ahol a kitöltését, ill. a munkáltatói dokumentum csatolását követően a munkahely felé történő küldés az avdh-s aláírás automatikus meghívásával történik meg. Az eHR form így valójában egy kényelmes megoldás abban az esetben, ha a dolgozó nem rendelkezik saját elektronikus aláírással, ebben az esetben ugyanis az avdh-s aláírás kényelmesen megoldható. Másik nagy előnye az eHR űrlapnak, hogy egyben irányított csatorna: ha ezen keresztül küldi vissza a dolgozó az elektronikusan aláírt dokumentumot, akkor az megfelelő helyre, a munkahely megfelelő hivatali kapujába kerül. Ezáltal címzési, postázási problémák nem merülhetnek fel, az aláírt és visszaküldött irat jó esetben a munkáltató hivatali kapuján keresztül az iratkezelő rendszerébe érkezik, és a HR terület által történő feldolgozás is megkezdődhet.

Az eHR form használatához és az ügyfélkapus kézbesítéshez bizonyos feltételeknek meg kell felelniük az érintetteknek. Minden érintett szervezetnek előzetes regisztrációt kell elvégeznie, csatlakoznia kell az eHR form kliens oldali részéhez, létre kell hoznia egy hivatali kaput és fel kell építenie egy olyan belső ügyviteli folyamatot, amely alkalmas a munkavállalók elektronikus úton történő kiszolgálására, ami a nagy dolgozói létszámmal rendelkező szerv esetében akár több ezer foglalkoztatottat és évi több tízezer irat kiküldését jelenti. Emellett az érintett dolgozói állománynak el kell végeznie az ügyfélkapu létesítést, rendelkezniük kell ügyfélkapus azonosítással és (KÜNY) tárhellyel.

Cikkünkben kizárólag az utóbb említett, ún. speciális esetekre koncentrálunk, és az ügyfélkapura történő kézbesítéssel, valamit az eHR form használatával történő dokumentum küldéssel kapcsolatos folyamatot, annak lehetőségeit és gyakorlati megvalósítását vizsgáljuk meg az Oktatási Hivatalban történt eHR fejlesztések bemutatásával.

Az EHR fejlesztés célja

Egy közigazgatási, rendvédelmi szerv esetében – különösen nagy dolgozói létszám mellett – komoly munkateher az ügykezelők és a humánpolitikai területen dolgozók számára, ha kizárólag manuális kezelést igénylő folyamatban kell az egyébként elektronikus iratokat kezelni, továbbítani, szortírozni. Az elektronikus dokumentum nagy előnye a papírral szemben éppen a gyorsabb, könnyebb kezelhetőség kell, hogy legyen. Amennyiben a dokumentumok kezelése, megfelelő helyre történő eljuttatása, a feldolgozás előkészítése körülményes, időigényes, akkor ugyan történt előrelépés a papírmentes iroda irányába, mégsem elégségesek az intézkedések. Az automatikus megoldások középpontjában ebben az esetben is az iratkezelő rendszer állhat. Egy jól felépített folyamat során az elektronikusan aláírt munkáltatói intézkedéseket – akár több százas vagy ezres nagyságrendben – másodpercek alatt kell tudnia a hivatali kapun keresztül a dolgozó ügyfélkapujába kézbesíteni az iratkezelő rendszernek úgy, hogy közben azonosítja a címzettet az ún. négy természetes személyazonosító adat (4T) alapján. Emellett a kézbesítéssel kapcsolatos igazolásokat le kell tudnia töltetni alszámhoz, és az ügyintézést segítő módon kell megjelenítenie, hiszen a kézbesítéshez joghatás fűződhet. A fordított folyamatban, a dolgozói visszaküldés esetében pedig reális elvárás az, hogy a dolgozó által elektronikusan aláírt dokumentumot az iratkezelő rendszer automatikusan letöltse a hivatali kapuról, igény esetén elvégezze az automatikus érkeztetést, az eHR form metaadatait kereshető módon töltse be annak érdekében, hogy segítse az iratok szortírozását.

Az itt felsorolt fejlesztési igényeket milyen megfontolások mentén lehet érdemes a munkáltatónak megvalósítani, vagy másképpen fogalmazva milyen célokat valósíthat meg a munkáltató egy fent vázolt funkcionalitással rendelkező eHR fejlesztés során? Magának az elektronikusan létrehozott és kézbesített munkáltatói intézkedéseknek természetesen az elsődleges célja az, hogy a HR folyamatok kapcsán jelentkező tetemes papírmennyiség jelentősen csökkenthető legyen. A cél létjogosultsága nehezen vitatható, mindannyian tapasztalhatjuk, hogy rengeteg olyan „papírt” írunk alá munkahelyi életünk során, amelyből kapunk ugyan példányt, de valójában nincs rá szükségünk, és ha lenne belőle egy fájl, elég lenne azzal rendelkezni a „biztonság kedvéért”. Talán sokan meg is teszik a „kevésbé fontos” iratokkal, hogy beszkennelik a saját példányt, és azt őrzik.

A papíralapú adminisztráció csökkentésén, mint elsődleges célon túl (nem említve azt, hogy a közigazgatási vagy rendészeti szerv megfeleljen a jogszabályi előírásoknak) cél lehet az, hogy a szerv a hiteles elektronikus iratok kiküldését valamint a dolgozóktól érkező, eHR vonatkozású iratok fogadását az iratkezelő rendszerben tudja kezelni: valósuljon meg a dolgozó 4T azonosítása, az ügyfélkapura történő kiküldés, a hivatali kapuról történő letöltés, és az automatikus érkeztetés.

Cél lehet az, hogy a szerv úgy feleljen meg az e-személyügyi jogszabályi előírásoknak, hogy egy rendkívül idő és munkaerő igényes manuális folyamathoz képest (egyedi érkeztetések, kiküldések, szortírozások stb.) egy automatizált folyamatot támogasson az iratkezelő rendszer. Különösen igaz ez abban az esetben, ha a szerv munkavállalói létszáma több ezer fő a különböző jogállásokat figyelembe véve, akik e-munkáltatói intézkedés célszemélyei, címzettjei lehetnek.

További célja lehet az egy jól megtervezett fejlesztésnek az, hogy a munkáltató rendelkezzen az iratkezelő rendszer és a hivatali kapu közti kommunikáció eredményeként olyan tiszta partnertörzzsel, ahol a dolgozó egyértelműen azonosítható, és ez nem korábbi kapcsolati kód felhasználásával történik (hiszen az megromolhat), hanem mindig a kézbesítéskor történő 4T bekérdezéssel.

Cikksorozatunk második részében az elektronikus HR rendszer kiépítéséhez, fejlesztéséhez adunk támpontokat. Ha az Ön szervezete is eHR rendszer bevezetésén gondolkozik, tartson velünk legközelebb is, ahol egy-egy problémafelvetésre reagálva konkrét megoldási javaslatokat is közölni fogunk.

Barcsánszky Péter - Oktatási Hivatal, főosztályvezető

dr. Tafferner Tamás - Oktatási Hivatal, osztályvezető

¹ 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól 62. Átmeneti rendelkezések 108. § (1) Az 1. § 17. pont a)-k) alpontja szerinti jogalanyok 2018. január 1. napjától kötelesek az ügyek elektronikus intézését az e törvényben meghatározottak szerint biztosítani.

² Az egységes elektronikus ügyintézési rendszer kialakításához szükséges egyes törvények módosításáról szóló 2016. évi CXXI. törvény módosította a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényt (Kttv.) és a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvényt (Hszt.).

³ Kit. 71. § (11) bek.: A kinevezési okmánynak a beosztási okirat részét és annak módosítását, a jogviszony megszüntetésével kapcsolatos jognyilatkozatot, az összeférhetetlenség megszüntetésére irányuló felszólítást és a fizetési felszólítást a munkáltatói jogkör gyakorlója részéről elektronikusan legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell kiadmányozni.

⁴ Kttv. 21. § (2) bek.: A közszolgálati tisztviselő köteles az írásbeli jognyilatkozatok elektronikus aláírása és az elektronikus dokumentumok kézhezvételének visszaigazolása érdekében az E-ügyintézési tv. szerinti, a Kormány által kötelezően biztosított elektronikus azonosítási szolgáltatással és az ehhez tartozó biztonságos kézbesítési szolgáltatásra alkalmas tárhellyel rendelkezni és a biztonságos kézbesítési szolgáltatásra alkalmas elektronikus elérhetőségét a foglalkoztatójával közölni. A közszolgálati tisztviselő e kötelezettségét - ha törvény eltérően nem rendelkezik - a kinevezését követő 15 napon belül köteles teljesíteni. Ugyanez – megegyezően – a kormánytisztviselők vonatkozásában, a Kit. szabályozásában: 72. § (2) bek. 5