Az ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás kivezetése
2022. január 1-től az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. korm. rendelet (a továbbiakban: Vhr.) kivezeti az ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatást (a továbbiakban: ÁNYK) a jogszabályból, azzal a kitétellel, hogy a Nemzeti Adó- és Vámhivatal továbbra is használhatja azt. A jogi környezet megváltozása számos szervezetet érint, ezért cikkünkben a jogszabályi változások mellett a technológiai és gyakorlati kérdéseket is megkíséreljük körbejárni. A változástól azonban nem tartani kell, hanem érdemes élni vele és kihasználni a technológia nyújtotta előnyöket.
Az ÁNYK jogi környezete
A jogalkotó felelősségteljesen eljárva már 2020 végén, az 572/2020. (XII. 9.) Korm. rendelettel jogszabályba iktatta a részleteket, így kellő időt hagyott az érintett e-ügyintézésre kötelezett szerveknek az ÁNYK űrlapok kivezetésére, illetve az új technológiára történő átállásra való felkészülésre. A gyakorlati kérdéseket figyelembe véve ez azért volt fontos ezen szervek számára, mivel az ÁNYK űrlapok számos szervezet folyamataiban voltak mélyen integráltan megtalálhatóak.
Ha megvizsgáljuk a jogszabályváltozás szövegezését, akkor jól látható, hogy az egységesítő törekvés alapja és célja az űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás (a továbbiakban: e-Űrlap szolgáltatás) előtérbe helyezése volt. 2022. január 1-től az "Űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás" fejezetben kerül egységesítésre a korábbi "Űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás", "ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás" és "Elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás" fejezet. Ha részletesen megvizsgáljuk a megváltozott jogszabályokat, akkor azt láthatjuk, hogy a 114. § (2) és a 115. § hatályon kívül helyezésén kívül a lényegi változás csupán a korábbi szolgáltatás elnevezések egységesítésében található.
| 2021. 09. 04. – 2021. 12. 31. | 2022.01.01-2022.12.31 | |
|
114. § (1) Az űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás biztosítja a jogszabályban meghatározott szerv vagy szolgáltató meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok ügyfél általi kitöltését, elektronikus ügyintézést biztosító szervhez való elektronikus azonosítással egybekötött benyújtását. (2) Az űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás
(3) Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles vagy elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás igénybevételére, vagy az E-ügyintézési tv. szerinti interaktív alkalmazás vagy saját, a 19–21. § szerint kialakított online elektronikus űrlap biztosítására azon ügyek esetében, amelyeknél a beérkezett általános célú elektronikus kéreleműrlapok száma havi rendszerességgel eléri a 100 darabszámot. |
114. § (1) Az űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás (a továbbiakban: e-Űrlap szolgáltatás) biztosítja a jogszabályban meghatározott szerv vagy szolgáltató meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok ügyfél általi kitöltését, elektronikus ügyintézést biztosító szervhez való elektronikus azonosítással egybekötött benyújtását. (2) (3) Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles vagy e-Űrlap szolgáltatás igénybevételére, vagy az E-ügyintézési tv. szerinti interaktív alkalmazás vagy saját, a 19–21. § szerint kialakított online elektronikus űrlap biztosítására azon ügyek esetében, amelyeknél a beérkezett általános célú elektronikus kéreleműrlapok száma havi rendszerességgel eléri a 100 darabszámot. |
|
|
115. § (1) Az ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás a szolgáltató által elérhetővé tett, letölthető alkalmazás használatával biztosítja a szolgáltató által meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok megtervezését, ügyfél általi kitöltését és az azonosított ügyfél általi benyújtását. (2) A szolgáltató
(3) A szolgáltató elvégzi a benyújtott elektronikus űrlap, dokumentum sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését. Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén megtagadja az elektronikus űrlap, dokumentum befogadását, és a megtagadás tényéről – a megtagadás okának feltüntetése mellett – tájékoztatja a feladót. |
||
|
116. § (1) Az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás a központi azonosítási ügynök szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldással azonosított ügyfél számára érhető el. |
|
|
|
116/A. § (1) Az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatást az elektronikus ügyintézést biztosító szerv mind ügyindításkor, mind az ügyintézés további lépéseiben igénybe veheti. A szolgáltató – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – külön megállapodás alapján ezt a szolgáltatást az ügyintézést biztosító szerv által alkalmazott szakrendszerhez illesztve is nyújthatja. (2) A szolgáltató az elektronikus űrlapkitöltés-támogatást az ügyfelek részére a 128. § (1) bekezdése szerinti szolgáltatáson elérhetővé teszi. |
|
Fontos kiemelni, hogy a jogalkotó a hatályon kívül helyezett 115. § esetében kikötötte, hogy annak 2021. december 31-én hatályos rendelkezéseit a Nemzeti Adó- és Vámhivatal részére történő ÁNYK-űrlapok benyújtására 2021. december 31-ét követően is alkalmazni kell. Ennek oka főként abban kereshető, hogy az ÁNYK-űrlap technológia a hazai közigazgatási intézmények közül a NAV-nál használatos legrégebben, illetve mélyen integrálva van a szervezet működésébe.
Az ÁNYK szolgáltatás keretei
Az ÁNYK-űrlapok a 2000-es évek közepétől biztosítanak lehetőséget az elektronikus ügyintézésre, és egészen az Eüsztv. hatályba lépéséig, majd az iFORM űrlapok megjelenéséig egyeduralkodóak voltak a hazai e-ügyintézés területén. Az ÁNYK úttörő szerepet vállalt abban, hogy a közbeszédben elterjedjen egy egységes, mindenki számára ingyenesen elérhető strukturált űrlapkitöltésre épülő elektronikus ügyintézési lehetőség. A felhasználói kör fokozatosan bővült, majd a felhasználói igények, illetve az egyre szélesebb körű felhasználást az ÁNYK űrlapkitöltő alkalmazásnak funkcionalitásban is le kellett követnie. Így került be a kisebb funkciókon felül például a nyomtatvány Hivatali Kapun/Cégkapun történő küldése, a KAÜ-azonosítás vagy az AVDH hitelesítési szolgáltatás alkalmazhatósága.
Az ÁNYK-űrlapkitöltő alkalmazás a desktop-korszakban született, így olyan platformfüggetlen megoldásaként lett megtervezve, amelynél keveredik az online és offline felhasználási mód. A technológiai kialakítása végett a jelenlegi elektronikus ügyintézési szolgáltatási lehetőségek mellett szűkebb lehetőségekkel bír. Az ÁNYK által biztosított funkciókból látható, hogy bár az évek során bővítésre kerültek (pl. AVDH hitelesítés), de azok csak a beküldésre korlátozódnak.
Mindemellett az ÁNYK rendelkezik egy offline nyomtatványtervező alkalmazással is, amely viszonylag sok megkötést tartalmaz. Minden változtatás esetében új űrlap verziót kell közzétenni, majd azt az összes felhasználónak frissítenie kell a saját kliensén. Amennyiben ez nincs kikényszerítve, a beküldések során előfordulhatnak korábbi (régi) verzióban kitöltött és beküldött űrlapok, amely nem segítik a gyors és hatékony ügyintézést.
Mi is az az e-Űrlap szolgáltatás?
“Az e-Űrlap szolgáltatás biztosítja a jogszabályban meghatározott szerv vagy szolgáltató meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok ügyfél általi kitöltését, elektronikus ügyintézést biztosító szervhez való elektronikus azonosítással egybekötött benyújtását.
Az e-Űrlap KEÜSZ az igénybevevői informatikai rendszerbe integráltan használható szolgáltatás, amely tetszőleges célú és felhasználói körű (akár back office) rendszerek számára nyújt egységes iFORM alapú űrlapkezelési platformot az űrlapkitöltéshez szorosan kapcsolódó egyéb funkciók (pl.: AVDH-s hitelesítés) integrálásával.
Az e-Űrlap KEÜSZ-ön megjeleníthető űrlapok tetszőleges adatkörrel megszemélyesíthetők mind alapértelmezetten (azaz az űrlap megnyitását megelőzően), mind űrlapkitöltés közben. Széleskörű webszolgáltatás hívási támogatást felhasználva munkafolyamat vezérlő által irányított adatfeldolgozási logikák alakíthatók ki az űrlapok megszemélyesítése érdekében. Védettebb belső nyilvántartások lekérdezése is megoldható az e-Űrlap KEÜSZ fejlett paraméterezési lehetőségei és az igénybevevő általi konfigurációja segítségével. Lehetőség van teljes táblázatok, és egyéb ismétlődést tartalmazó űrlaprészek hierarchikus megszemélyesítésére.
A szolgáltatáshoz az E-ügyintézési tv. szerinti együttműködő szervek, vagy a Vhr. 68/A. §-a szerinti, SZEÜSZ/ KEÜSZ-öket igénybe vevő elektronikus ügyintézést biztosítónak nem minősülő gazdálkodó szervezetek csatlakozhatnak.” (forrás: szeusz.gov.hu)
Mit nyernek az e-Űrlap szolgáltatás használatával a szervezetek?
A gyakorlatban tehát 2022. január 1-től ÁNYK-n keresztüli kitöltött és feladott űrlapok fogadása jogszabályok szerint nem engedélyezett, az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveknek át kell állniuk az e-Űrlap szolgáltatás használatára. Habár az átállás nagy feladatnak tűnhet, érdemes az előnyökre koncentrálni, ugyanis, ha a rendelkezésre álló lehetőségeket nézzük, egészen biztosan többet nyernek vele a szervezetek, mint veszítenek.
Az ÁNYK-val szemben az e-Űrlap szolgáltatás, valamint az iFORM technológián alapuló online űrlapok használata során a szervezeteknek több integrációs lehetősége is van arra, hogy az űrlap-kitöltés során segítse, megkönnyítse az ügyfelei kitöltési feladatát, illetve az ügyintézési folyamatok teljes vagy részleges automatizáltságát támogassa. Az iFORM technológia másként kezeli az űrlapokon belüli adatstruktúrát, így összetettebb kapcsolódási viszonyok ábrázolására is képes. Az olyan, ÁNYK-ban is elérhető funkciókon felül, mint az űrlaptervezet mentése, csomag (KR vagy KRX) összeállítása, AVDH-s hitelesítés) az e-Űrlap funkció biztosítja, hogy a keletkező csomagok ember és gép számára is értelmezhető formátumban egyaránt eljussanak a címzett szervezetnek, ezzel támogatva a későbbi automatizált feldolgozást (pl. bizonyos szabályok szerinti automatikus iktatását). További előnye a szolgáltatásnak, hogy az e-Űrlap használatával lehetőség van az űrlap egyes adatainak automatikus előtöltésére is egy másik SZEÜSZ/KEÜSZ használatával (pl. képviseletei jog ellenőrzését követően cégadatok előtöltése).
Mindezeken felül a jogszabály egy egészen új felhasználási módra is lehetőséget biztosít, úgy, hogy ezentúl olyan interaktív, kérdés-válasz alapú technológiával készült saját fejlesztésű űrlapok felhasználása is engedélyezett. Ebben az esetben is szükséges biztosítani a KAÜ azonosítást, AVDH hitelesítési lehetőséget és a hivatali tárhelyre történő küldést is.
A fenti funkcióknak köszönhetően tehát az űrlapok nem csak megszemélyesíthetők, és bizonyos közhiteles adatokkal előtölthetők, de akár saját adatbázisokból, rendszerekből is bekérhetők információk az egyes űrlapokhoz. Ezáltal a folyamatok részben vagy teljesen automatizálhatók, illetve az ügyintézési idő lerövidíthető, hiszen nem telik el idő az űrlap beérkezését követően az ügyintézéshez szükséges adatok kézi beszerzésével.
Mi várható 2022. január 1-től?
Mivel az ÁNYK-n keresztül történő nyomtatványok beküldése központilag nem szabályozható, így azok technológiailag egészen addig beküldhetők, amíg az ÁNYK űrlapok szervezeti tulajdonosa azok beküldhetőségét nem vonja vissza. Feltételezhető, hogy ebben a témában az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet aktívan fogja vizsgálni az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveket, hogy betartják-e a jogszabályban írtakat és teljes körűen leváltják az ÁNYK-alapú űrlapjaikat. Az elmúlt időszak központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásainak fejlődését, valamint a jövőbeni terveket figyelembe véve mindenképp érdemes elgondolkozni az elektronikus ügyintézést biztosító szerveknek, hogy minél előbb platformot váltsanak és kihasználják és saját előnyükre fordítsák az e-Űrlap szolgáltatás, valamint az iFORM technológia adta lehetőségeket. Ezzel nem csak az ügyfél oldali élményt tudják növelni, de saját belső folyamataik optimalizálása, gyorsítása is megtörténhet.
Kovács Tamás, senior dokumentumkezelési tanácsadó, DMS One Zrt.
