Alapítványok iratkezelése – Szakértőnk válaszol

Alapítványok iratkezelésével kapcsolatban több kérdés is érkezett az egyik kedves olvasónktól, melyre Csóti Csaba iratkezelési szakértő válaszol:

T. Cím, lakhatási gondokkal küzdők főként anyagi megsegítésével foglalkozó alapítvány vagyunk. Mint ilyen, számtalan olyan iratot, adatot stb. őrzünk papíralapon és számítógépen, melyek alapján az alapítvány számára érkezett adománypénzeket adjuk tovább rászorulóknak. Használunk egy olyan kérdéssort, melyben (ezt szükség esetén elküldöm Önnek) a kérelmező személyes és családi adatai mellett szociográfiai szempontból fontos kérdésekre kapunk válaszokat. Kérdésem:

1. Milyen iratkezelési szabályok vonatkoznak ránk?

2. Van-e tárolási kötelezettségünk, ha igen, mennyi ideig?

3. Milyen selejtezési szabályokat kell (vagy nem kell) betartanunk?

4. Van-e bármilyen levéltár vagy egyéb intézmény felé leadási kötelezettségünk és/vagy lehetőségünk? (Azt gondolom, kár lenne ezeknek a korjellemző iratoknak a megsemmisülése).

Alapítványokra vonatkozó iratkezelési szabályok

Kötelező, taxatív rendelkezés csak a közfeladatot ellátó szervezetek vonatkozásában létezik. Az érdeklődő közfeladatot, a kapott információk alapján, nem lát el.

Mivel közfeladat ellátására az érdeklődő információink szerint nem kötelezett, a pénzügyi és gazdálkodási dokumentáció esetében 2000. évi C. törvény a számvitelről 169. §-ban foglaltak, az esetleges vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség esetében a 2011. évi CLXXV. törvény az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról 53/B. § (4) rendelkezései a kötelezőek.