Szakértő válaszol

Kérdése van e-közigazgatás vagy iratkezeléssel kapcsolatban? Írjon nekünk, és választ kaphat kérdéseire.

A beküldés regisztrációhoz kötött.

Iratkezelési szabályzat és irattári terv jóváhagyása

Egy 100%-os önkormányzati tulajdonú média társaság iratkezelési szabályzatát és annak mellékletét képező irattári tervet jóvá kell hagynia a területileg illetékes megyei levéltárnak?

A szakértőnk válasza:

A társaság tulajdonosi formája önmagában még nem döntő a levéltár illetékesség kérdésében. A levéltári eljárások, így a szabályzatok jóváhagyásának jogszabályi alapja a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. 10. §-a (1), mely az iratkezelési szabályzatok kiadásáról és az ezzel kapcsolatos levéltári egyetértési jog gyakorlásáról szól.

A hivatkozott bekezdés (a) pontja alapján a levéltár ezen illetékessége a közfeladatot ellátó szervezetek vonatkozásában áll fenn. (A hivatkozott paragrafus (1) bekezdése alapján más hivatkozási alapja is lehet az illetékességnek, de ezen alapok egyike sem vonatkoztatható egy önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságra.)

Felmerül azonban annak a kérdése, hogy az önkormányzati tulajdonú média társaság közfeladatot lát-e el? Amennyiben ugyanis a gazdasági társaság, függetlenül az állami és/vagy önkormányzati tulajdonlástól vagy épp a teljesen magántulajdonú tulajdonosi szerkezettől, közfeladatot lát el, akkor a levéltári illetékesség fennáll. Amennyiben a társaság semmilyen közfeladatot nem lát el – pl. kizárólag kereskedelmi jellegű médiaszolgáltatást nyújt – akkor a levéltári illetékesség a 100%-os tulajdoni forma esetén sem áll fenn.

A közfeladat fogalmát az iratkezelés tekintetében a már hivatkozott törvény így határozza meg:

Közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.” (Vö! 1995. évi LXVI. tv. 3. § b.)

Vagyis a levéltári illetékesség attól függ, hogy az illető médiaszolgáltató cég ellát-e olyan feladatot, mely önkormányzati feladatnak minősül. Ilyen lehet például önkormányzati hirdetmények ingyenes közzététele az adott médiafelületen stb.

Azt, hogy valamely cselekmény önkormányzati feladat-e, részben az önkormányzatokra vonatkozó feladatokat meghatározó jogszabályok, részben az önkormányzat saját szabályozása határozza meg. Így annak eldöntéséhez, hogy a nevezett médiatartalom szolgáltató társaság ellát-e ilyen feladatot, az adott önkormányzat feladat meghatározásának ismerete is szükséges.

Ki kell még emelni, hogy amennyiben egy önkormányzati feladat ellátása a társaság teljes tevékenységének csak kis részét alkotja, abban az esetben is fennáll a levéltári illetékesség.

Csóti Csaba
iratkezelési szakértő

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.