Iratkezelési reform alapítványnál
Tisztelt Szakértő!
Februárban vettem át a szervezetnél a iratkezelés vezetését titkárságvezetőként. A fő feladatom egy iratkezelési reform végrehajtása, mivel az Alapítvány fiatal, iratkezelésben a kialakult gyakorlat jelentős fejlesztésre szorul. Ráadásul egy rosszul bevezetett elektronikus iratkezelő rendszer és az Iratkezelési szabályzat újratervezéseis a feladatok között van. Jelenleg az iratkezelési folymatok felmérését és fixálását végzem. A képzéseik igénybevétele mellett a következő időszakban többször fogok jelentkezni. Visszatérő problémaként jelentkezik az alábbi helyzet több folyamatunknál:
A példa: Egy adott eljárás keretében 2 eredeti példány jön létre egy napközis táboroztatás ügyirataiból. értelemszerűen 1 komplett ügyirat marad az Alapítványnál. (kb. 4600 tábornál keletkezett ügyiratról beszélünk 2020 esetében) Egy táborhoz tartozó ügyirathoz 5-6 különböző irat tartozik. Ezek egyike a pénzügyi és szakmai beszámoló. Iktatás után a gyakorlat szerint az eredeti példányt az Alapítvány pénzügyi részlege a partner által kiállított számla mögé csatolja, abból az ésszerű meggondolásból hogy ez a dokumentum a számla teljesítését igazoló, azt alátámasztó dokumentum és csak az eredeti példány alkalmas erre.
Ebből a helyzetből értelemszerűen következik, hogy az irattározás előtt két különböző helyen áll rendelkezésre az eredeti példány. (A pénzügyi irattár és az irattár fizikailag külön helyen van.) A pénzügy álláspontja szerint egy számla ellenőrzés esetén náluk kell lenni a pénzügyi és szakmai beszámoló eredeti példányának. Ugyanakkor a szakterület hatósági ellenőrzése esetén a fent említett 5-6 eredeti irat közül hiányzik az eredeti pénzügyi beszámoló.
Természetesen elektronikusan egy ügyiratban megtalálható. A pénzügy részéről megfogalmazódott az az ötlet, hogy mindegyik pénzügyi és szakmai beszámolót másoljuk le és azt csatoljuk a szakterület anyagához. Ez teljesen ellentmond az elektronikus iratkezelés gyakorlatának, ráadásul ez 25ezer teljesen felesleges másolást jelent.
A kérdések:
- Ilyen esetekben hogyan határozható meg az irattári tétel besorolás, hogyan lehet mindkét szervezetet kiszolgálni.
- Az iratkezelési szabályzatban speciális eljárásként gondolnám ezt a helyzetet feloldani, ez megfelelő lehet-e?
Köszönettel:
T.J.
A szakértőnk válasza:
Tisztelt T.J. Úr!
Köszönjük megkeresését és türelmét!
Az Ön által feltett kérdések a szervezeteknél felmerülő gyakori nehézségre utalnak, amelyet a vonatkozó jogszabályi rendelkezések és az ügyviteli gyakorlati szempontok alapján lehet feloldani. Az iratkezelési jogszabályok kapcsán két fogalmat érdemes megemlíteni e kérdéskörben.
Az egyik a másodlat, amely az eredeti irat egyik hiteles példánya. A másik az ügyirat, amely az egy ügyben keletkezett valamennyi irat összességét jelöli. Főszabály szerint az ügyiratokat egyben kell kezelni, tehát valamennyi ahhoz tartozó iratot együtt kell tartani, ideértve az egyes iratokhoz tartozó másodlatokat is. Amennyiben több szervezeti egységnek vagy munkatársnak is szüksége lehet az adott dokumentumokra, ezt célszerű szoftveres megoldásokkal biztosítani. Az Ön által is jelzett másolatkészítést én sem tartom célravezető módszernek. Ugyanakkor ma már mind a jogszabályi, mind a technikai feltételek rendelkezésre állnak, hogy az eredeti papír alapú dokumentumokról hiteles elektronikus másolatot hozzunk létre, amelyet követően – amennyiben jogszabály nem zárja ki – a papír alapú irat megsemmisítésre kerülhet. Ezzel a megoldással biztosítható a legkönnyebben mind a hozzáférés, mind a tárolás kapcsán felmerülő nehézségek megoldása.
Az irattári tervbe történő besorolásnál az ügyirat jellegét, tartalmát kell figyelembe venni, függetlenül attól, hogy az ahhoz kapcsolódó iratok és dokumentumok hol és milyen formában kerülnek tárolásra. Ennek alapján az Önök szervezetének mindenkor hatályos iratkezelési szabályzatának mellékletét képező irattári terv alapján kell elvégezni a besorolást.
Az iratkezelés szabályzatban pedig célszerű minden olyan, a szervezeti működés szempontjából releváns folyamatot és eljárásrendet rögzíteni, amely az ügyviteli folyamatok betartását és betartatását segíti.
Üdvözlettel:
Kiss Péter
