Gyűjtőszámos iktatás
Egy vizsgált intézmény iratkezelési szabályzatában meghatározták a gyűjtőszámos iktatást a 41§(4) pontja szerint. Az eltérő években ugyanazon főszámon iktatják az intézményi sajátosságok alapján meghatározott ügykörök szerint az iratokat. A szabályzatban nem határozták meg a gyűjtőszámok nyilvántartott ügyköröket. Az iktatást úgy végzi az intézmény, hogy a C5230-175 r.sz. számú iktatókönyvbe az év elején felvezeti a gyűjtőszámok tárgyköreit, majd az egyéb- gyűjtőszámba nem sorolt ügyköröket a gyűjtőszámokat követő sorszámok folytatásával iktatja. A gyűjtőszámos ügykörök iratait soros(folyószámos) iktatókönyvekben tarja nyilván, ennek tartalma nem fedi le a 335/2005 Kr 39§(2) pontjában-meghatározott tartalmi előírásokat. Véleményem szerint a gyűjtőszámos iktatásra is a C.5230-175 r.sz iktatókönyveket kell használni, az egyéb témájú ügyeket tartalmazó iktatókönyvbe nem lehet beírni a gyűjtőszámos iktatás számát, mint főszámot. Rendelkezhetnek-e a szabályzatban arról, hogy mely rovatokat kötelező kitölteni az egyes főrovatokban? Kézi iktatásnál lehet-e az iktatás dátuma az átvétel/érkeztetés napja. Véleményem szerint az iktatás dátuma az a nap, amikor az iktatókönyvbe felvezetik a 44§ szerint a beérkezést követő napon.
A szakértőnk válasza:
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 41. § (4) bekezdése valóban lehetőséget teremt arra, hogy a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy iktatószámon lehessen nyilvántartani, azonban azzal a kikötéssel, hogy az egy iktatószámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.
Az iktatás során a R. 39. § (2) bekezdéseben felsorolt adatok rögzítését kell végrehajtani (amennyiben azok az adott iratnál azonosíthatóak). Ezért a szervnek olyan papír alapú, vagy elektronikus ügyviteli segédlettel kell rendelkeznie, amely ezen adatok rögzítésére alkalmas. A R. vonatkozó szakasza kógens szabályokat tartalmaz, azaz a közfeladatot ellátó szerv nem dönthet saját hatáskörben arról iratkezelési szabályzatában, hogy ezen adatok közül melyek rögzítése szükséges.
A R. 44. § alapján az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell azonban iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
Kiss Péter
