A szakértőnk válasza:

A 335/2005 (XII. 29.) Korm. rendelet (továbbiakban R.) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről ír. A jogszabály szerint az érkeztetés fogalmát így definiálhatjuk: a “beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele”.

A 34. §. szerint: „Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – a 21. § (7) bekezdésében meghatározott esetben az érkezést követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell. A küldemények érkeztetésével kapcsolatos eljárásrendet, a visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások érkeztetési eljárását és az érkeztetés dokumentálásának módját a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata határozza meg.”

A 21.§. (7) szerint: „Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt – a Ket. 169/A. § (3) bekezdése alapján meghatározott szervezet kivételével – köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelése céljából átadni.”

Ezek alapján úgy feltételezem, hogy a munkaidő utáni átvett iratok esetében megáll az R. szerinti 21. §. (7) bekezdése, tehát nem az illetékes iratkezelési egység vett át az iratot. Ebben az esetben a következő munkanapon elegendő érkeztetni.

Mindemellett három fontos dologra szeretnénk felhívni a figyelmét:

Az ügymenetet mindenképp írják le az iratkezelési szabályzatukban.

Figyeljenek arra, hogy ha munkaidő után az iratkezelésért illetékes egység vesz át iratot, akkor R. szerint sajnos még aznap érkeztetnie kell. Ha nem az illetékes egység (pl. porta) vesz át iratot, akkor elegendő a következő munkanap.

Ha tértivevényes iratot vesznek át munkaidő után, iratkezelésre nem jogosult egységeknél, akkor bár érkeztetni elegendő a következő munkanap, de a joghatás szempontjából mégis az előző dátumot kell megjelenítenünk, mint beérkezés időpontja, hiszen a tértivevényen az szerepel. Jogvita esetén a bíróság a Posta tv. valamint a Ptk. alapján is a beérkezés időpontjának a tértivevényen rögzített átvétel dátumát fogja tekinteni. Ezt a problémát úgy lehet kivédeni, hogy az iratkezelési szabályzatban szabályozzuk (és természetesen a szabályzatot betartatjuk), hogy munkaidő után könyvelt postai küldeményt csak egy meghatározott kör vehessen át. (Egyébként ez a szabályozás megtehető akár minden küldemény esetében is, ha így dönt a hivataluk.) Helyes gyakorlat az, ha ezeket a küldeményeket a következő munkanap vesszük át, akár azon az áron is, hogy magunk megyünk el az illetékes postahivatalba értük.

Bodó Attila Pál – Emberi Erőforrások Minisztériuma, főosztályvezető

Varga László – DMS One Zrt., szakmai igazgató