Elektronikusan aláírt dokumentumok hosszú távú megőrzése
Elektronikus ügyintézést nem biztosító közfeladatot ellátó szerv (pl. egyetem) esetén mely jogszabály (esetleg annak melyik §-a) határozza meg az elektronikusan aláírt dokumentumok hosszú távon hiteles megőrzésével kapcsolatos követelményeket?
A szakértőnk válasza:
Az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzésével kapcsolatos kérdéskört több jogszabály is tartalmazza.
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (4) bekezdés b) pontja szerint a közfeladatot ellátó szervnek az elektronikus ügyiratokat – az Eür.-ben meghatározott elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás szabályainak figyelembevételével – az iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint, elektronikus irattárban kell tárolnia.
Az elektronikus dokumentumtárolás szolgáltatás az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 74. § (3) bekezdés b) pontjában nevesített központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás (KEÜSZ), amely biztosítja a szolgáltatás keretében tárolt elektronikus dokumentum hitelességének megőrzését, tartós olvashatóságát és értelmezhetőségét.
Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 129. §-a tartalmazza az elektronikus dokumentumtárolás szolgáltatás (EDT) egyes részszolgáltatásait, amelyek közé tartozik az elektronikus irattári szolgáltatás is.
Fentiek alapján álláspontunk szerint a 335/2005. Korm. rendelet és a kapcsolódó egyéb jogszabályok a nem elektronikus ügyintézést biztosító közfeladatot ellátó szervek esetén is kötelezővé teszik a szervek elektronikus irattárában (vagy az EDT-ben) tárolt elektronikus iratok hitelességének hosszú távú biztosítását.
Kiss Péter
