E-aláírással ellátott munkaügyi dokumentumok Ügyfélkapura küldése
Szervezetünknél az a célom, hogy a munkatársak részére a munkaügyi dokumentumokat pdf-ben, hitelesített elektronikus aláírással ellátva (ezek már megvannak) ügyfélkapujokon keresztül tudjam kiküldeni. Cégkapus regisztrációnk van, engem elláttak ügyintézői jogosultsággal. Az egyik kolléganő instrukciói alapján az ügyfélkapumba belépve, tárhely, majd adószám (cégkapura) átállítás után a küldés gombra kattintva, sajnos nekem nem jön fel az a felület, ami neki. Ő tud pl. születési dátumra keresve magánszemélyt kiválasztani címzettnek, csatolni pdf dokumentumot. Én nem láttam semmilyen kereső felületet és csak KR kiterjesztésű dokumentumot engedett volna csatolni. Gondoltam, valamilyen regisztrációt vagy űrlap kitöltési lépést kihagytam, amivel aktiválhatom a magánszemélyeknek történő dokumentumküldést, ezért felhívtam a NISZ-t, ők azt mondták, hívjam a cégkapus ügyfélszolgálatot, mert ők nem tudják mi lehet a probléma. Hívtam a 1818-at, elmondtam, példákon keresztül a problémám, sajnos az ügyintéző nem is értette mit szeretnék, folyamatosan azt hajtogatta, hogy csak kr file-t tudok csatolni. Böngésztem, hátha találok valamilyen leírást, nem találtam. Lehet, hogy Hivatali kapu kellene, nem tudom. Ekkor találtam rá Önökre. Tudnak esetleg valamilyen irányt mutatni, hova fordulhatok, mi lehet a probléma, hogy lehet megoldani, hogy az általunk alkalmazott közalkalmazottak részére elektronikusan aláírással ellátva hogyan tudom pdf-ben ügyfélkapujukra kiküldeni a dokumentumokat?
A szakértőnk válasza:
Az Ön által felvetett probléma nem egyedi, az elektronikus ügyintézést megkezdő szervezeteknél több esetben tapasztalunk hasonló jellegű kérdéseket.
Az elektronikus ügyintézés során a biztonságos kapcsolattartásra, a dokumentumok küldésére és fogadására az egyes szereplők által igényelhető tárhelyek szolgálnak. Ezeknek alapvetően három típusát különböztetjük meg:
– KÜNY tárhely (ez régi nevén az ügyfélkapu) – magánszemélyek részére
– cégkapu – elsősorban gazdálkodó szervezetek részére
– hivatali kapu – elsősorban közigazgatási szervek részére.
A fenti listában szereplő szolgáltatások alapvetően hasonló működési logika mentén készültek, ugyanakkor fontos különbségek is vannak közöttük. A KÜNY tárhely és a cégkapu az elektronikus ügyintézést választó, illetve arra kötelezett személy vagy szerv és az állam közötti kapcsolattartásra szolgáló felület. Ezért ezek esetében nem lehetséges csak az adott tárhely és a címzett közigazgatási szerv hivatali kapuja közötti kommunikáció. Ahogy a cégkapu felületen Ön is látta, csak ún. KR fájlok csatolására van lehetőség. Ennek oka, hogy az ügyfél oldaláról alapértelmezetten valamilyen strukturált adategyüttest várnak a beküldés során a címzett szervek, és az esetek szinte egészében ezen beküldések valamely űrlapkezelő rendszerből (ÁNYK vagy Iform nyomtatvány) kerülnek beküldésre nem pedig közvetlenül az adott tárhelyről.
Az előzőektől eltérően a Hivatali kapu esetében biztosított az azt használó szerv részére a tetszőleges formátumú és tartalmú fájlküldés mindhárom tárhelytípus irányába. Ennek oka, hogy a használó közfeladatot ellátó szerveknek jogszabályi kötelezettsége is az elektronikus kapcsolattartás az arra kötelezettekkel, illetve az azt választókkal való kommunikáció során.
Tehát az Önök intézménye (mint közfeladatot ellátó szerv) esetén a hivatkozott munkaügyi dokumentumokat az érintett kollégák részére csak Hivatali Kapun keresztül lehetséges kiküldeni.
A hivatali kapukat működésük alapján alapvetően két típusra bonthatjuk, böngészős és gépi interfészes kapukra. Előbbi esetében a többi tárhelyhez hasonló felépítésű webes felületen lehetséges a dokumentumok küldése és fogadása, míg utóbbi esetben már fejlettebb és felhasználóbarátabb megoldásként egy a szervnél használt rendszerrel (ez jellemzően egy iratkezelő szoftver) integráltan történik a kezelés. Utóbbi előnye, hogy egy folyamaton belül megtörténhet a dokumentum létrehozása, jóváhagyása, elektronikus aláírása és kiküldése is. Ezt követően pedig akár a kapcsolódó vevények automatikus feldolgozása is megvalósítható.
A Hivatali Kapuhoz történő csatlakozáshoz szükséges dokumentumokat a szeusz.gov.hu/bksz oldalon találhatja meg. Ezen a honlapon – regisztrációt követően – elérhetőek a szolgáltatás igénybevételéhez szükséges információk és kitöltendő kérelmek is.
Csóti Csaba
iratkezelési szakértő
