Szakértő válaszol

Kérdése van e-közigazgatás vagy iratkezeléssel kapcsolatban? Írjon nekünk, és választ kaphat kérdéseire.

A beküldés regisztrációhoz kötött.

Alapítványok iratkezelése

T. Cím, lakhatási gondokkal küzdők főként anyagi megsegítésével foglalkozó alapítvány vagyunk. Mint ilyen, számtalan olyan iratot, adatot stb. őrzünk papíralapon és számítógépen, melyek alapján az alapítvány számára érkezett adománypénzeket adjuk tovább rászorulóknak. Használunk egy olyan kérdéssort, melyben (ezt szükség esetén elküldöm Önnek) a kérelmező személyes és családi adatai mellett szociográfiai szempontból fontos kérdésekre kapunk válaszokat.

Kérdésem:
1. Milyen iratkezelési szabályok vonatkoznak ránk?
2. Van-e tárolási kötelezettségünk, ha igen, mennyi ideig?
3. Milyen selejtezési szabályokat kell (vagy nem kell) betartanunk?
4. Van-e bármilyen levéltár vagy egyéb intézmény felé leadási kötelezettségünk és/vagy lehetőségünk? (Azt gondolom, kár lenne ezeknek a korjellemző iratoknak a megsemmisülése).

A szakértőnk válasza:

Kötelező, taxatív rendelkezés csak a közfeladatot ellátó szervezetek vonatkozásában létezik. Az érdeklődő közfeladatot, a kapott információk alapján, nem lát el.

Mivel közfeladat ellátására az érdeklődő információink szerint nem kötelezett, a pénzügyi és gazdálkodási dokumentáció esetében 2000. évi C. törvény a számvitelről 169. §-ban foglaltak, az esetleges vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség esetében a 2011. évi CLXXV. törvény az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról 53/B. § (4) rendelkezései a kötelezőek.

Az alapítványok működését meghatározó alapiratok esetében taxatív rendelkezés nem létezik.

A 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről VI. fejezete rendelkezik az alapítványok jogi kereteiről és az egyes alapítványi eljárások és tevékenységek dokumentálásáról. A hivatkozott jogszabályi hely alapján az alapiratok esetében az alapítvány léte során keletkezett iratok nem selejtezhető iratokként történő kezelése az alapító és az alapítvány önérdeke.

Az alapítvány által támogatottakra vonatkozó adatokat tartalmazó iratok kezelése kapcsán, mint nem közfeladatot ellátó szervezetnek, az alapítványnak nem az iratkezelési szabályokra, hanem egyes adatvédelmi kérdésekre kell tekintettel lennie. A személyes adatokat tartalmazó dokumentáció kezelése kapcsán fokozottan kell ügyelni a rendelkezési nyilatkozatok beszerzésére és azok tartalmának megfogalmazására, ezen belül az adat felhasználási idők meghatározására. E kérdések kapcsán a 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról rendelkezései az irányadóak, különös tekintettel az e törvény 4. és 5. pontja alatti bekezdésekre. (Meg kívánjuk jegyezni, hogy a gyakran emlegetett „GDPR rendelkezések”-ből következő alapelvek és követelmények e törvény hatályos szövegváltozatába beemelésre kerültek, így az e törvényben foglaltak betartásával az alapítvány eleget tesz az ez ügyben rá vonatkozó kötelezettségeknek.)

Az érdeklődő alapítványa esetében, mint arra a 3. és 4. kérdés feltevésekor maga is utalt, vélelmezhető a levéltári iratmegőrzési érdeklődés. Az iratok biztonságos, áttekinthető őrzését és a levéltárral kapcsolatos esetleges feladatok ellátást elősegítheti a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről által megszabott szabályozási keret alapján történő iratkezelési gyakorlat kialakítása. Ennek során az elsődleges kérdés az iratkezelési szabályzat és irattári terv elkészítése a hivatkozott kormányrendeletben foglalt előírásokra figyelemmel.

Hangsúlyozzuk, hogy iratkezelési gyakorlatukat az előző bekezdésben hivatkozott kormányrendelet figyelembe vétele nélkül is megszervezhetik, azonban amennyiben a területileg illetékes levéltár az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 2. § e), továbbá a 3. § j) pontjai alapján irataik egy részére igényt tart, az iratátadásról történő megállapodás és az iratátadás lebonyolítása rendezettebben és könnyebben kivitelezhető a kormányrendeletből következő eljárások betartása esetében.

Alapítványok irattárolási kötelezettsége

Az 1-es kérdésre adott válaszban szereplő jogszabályokból következően a megőrzési idők:

  • alapiratok (alapítás, testületi ülések döntéseket és előterjesztéseket tartalmazó iratai): nem selejtezhető
  • pénzügyi bizonylatok és a könyvelés más alapdokumentumai: 8 év
  • támogatottakra vonatkozó adatokat tartalmazó iratok: a támogatott rendelkezési nyilatkozatában szereplő felhasználási idő,
  • javaslat: nem könyvelési, de gazdálkodáshoz kapcsolódó iratok: 5 év
  • javaslat: peres iratok: 7 év
  • javaslat: nem peres jogi ügyek: 5 év

Alapítványokra vonatkozó selejtezési szabályok

Mint nem közfeladatot ellátó szervezet, külön selejtezési szabályozási környezetet a jogszabályok nem fogalmaznak meg. Az adatvédelmi (információbiztonsági) követelményekre azonban mindenkinek tekintettel kell lennie. Amennyiben olyan iratanyag válik megismerhetővé a nem megfelelő megsemmisítés során, mely személyes adatot tartalmaz, a felelősség az irat keletkeztetőjére hárul, kivéve abban az esetben, ha bizonyítani tudja, hogy az irat kezelési és megőrzési jogát az adatkezelési incidens bekövetkezte előtt más szervnek vagy személynek átadta. (Pl. iratátadási jegyzőkönyv iratmegsemmisítő cég számára stb.)

Levéltári iratmegőrzés kérdése

Mint nem közfeladat ellátó szervezetnek, kötelezettségük nincsen. Ugyanakkor az 1-es kérdés megválaszolása kapcsán már hivatkozott 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 2. § e), továbbá a 3. § j) pontjai alapján a területileg illetékes közlevéltár igényt jelenthet be bizonyos irattípusokra, mely igény bejelentés nem utasítható vissza.

Javasoljuk az előzetes kapcsolatfelvételt a területileg illetékes levéltárral és annak tisztázást, hogy ilyen szándék felmerülhet-e a kérdést feltevő alapítvánnyal kapcsolatban. A levéltár „igen” válasza esetében javasoljuk azt is, hogy a támogatottak személyes adatival kapcsolatos rendelkezéseket hozzák összhangba a levéltári iratátvételi igényekkel. Ez ügyben célszerű a levéltárral történő közös keretrendszer kialakítása és/vagy iratkezelési szakértő tanácsadásának igénybevétele.

Csóti Csaba
iratkezelési szakértő

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.