Szakértő válaszol

Kérdése van e-közigazgatás vagy iratkezeléssel kapcsolatban? Írjon nekünk, és választ kaphat kérdéseire.

A beküldés regisztrációhoz kötött.

A levéltári törvény hatálya nonprofit társaságok esetében

Egy ügyfelünk 100% állami tulajdonban álló nonprofit társaság. Az alapító okirat kifejezetten tartalmazza, hogy a cég közfeladatot nem lát el. Álláspontunk szerint a levéltári törvény hatálya nem terjed ki a cégre, nemzeti adatvagyon sem keletkezhet, hiszen mindkettő jogszabály esetében a hatály a közfeladatot ellátó szervekre terjed ki, a megbízó viszont nem az. Helyes a megállapításunk? Mi a jó gyakorlat, mi a teendő?

A szakértőnk válasza:

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény hatálya a 2. § e) pont rendelkezései szerint a közfeladatot ellátó szerveken túlmenően minden olyan szervre és természetes személyre is kiterjed, amely tulajdonában maradandó értékű irat van. Maradandó értékű irat a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Mivel az Ön kérdésében szereplő szervezet nem közfeladatot ellátó szerv, így tevékenysége során a jogszabályi definíciók alapján nem közokiratok, hanem magánokiratok keletkeznek. Ezek azonban a törvényi rendelkezések szerint szintén lehetnek maradandó értékűek. Ennek megfelelően az iratanyag kezelésére a közokiratokétól eltérő szabályok vonatkoznak, amelyek elsősorban a törvény A maradandó értékű magánokiratok védelme című fejezetében találhatóak meg.

A nemzeti adatvagyon körébe tartozó állami nyilvántartások fokozottabb védelméről szóló 2010. évi CLVII. a nemzeti adatvagyont a közfeladatot ellátó szervek által kezelt közérdekű adatok, személyes adatok és közérdekből nyilvános adatok összességeként definiálja. Ezen szabály értelmében tehát csak a fenti körbe tartozó szervezetek által kezelt adatok tartoznak ebbe a körbe.

Fentiek mellett szeretném felhívni a figyelmét, hogy az adott gazdálkodó szervezet azonban az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény rendelkezései alapján elektronikus ügyintézésre kötelezett.

Az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódóan honlapunkon számos cikket találhat, amely segítheti a szervezet részére optimális folyamatok megtalálását és kidolgozását.

Csóti Csaba
iratkezelési szakértő

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.