Űrlapok és irodai automatizálás a közfeladat ellátásban

 

A 2015. évi CCXXII. törvény értelmében 2018. január 1-je óta az állampolgárok jogosultak, a gazdálkodó szervezetek pedig kötelezettek az elektronikus kapcsolattartásra. Az elektronikus ügyintézést ezzel együtt a közigazgatási szervek széles körének kellett bevezetni. Az e-ügyintézési folyamatok kialakítása nehéz, rengeteg kérdést és olyan, nem ismert problémákat vet fel, amelyekre még egy gondos előkészítésnél sem számítottak az érintettek. Ennek ellenére a digitális megoldások egyre nagyobb teret hódítanak: önkormányzatok, egészségügyi, oktatási, kulturális intézmények, az igazságszolgáltatás szervei, kormányzati háttérintézmények és hatóságok tömegesen teszik elektronikussá munkafolyamataikat. Egyre többen ismerik fel, hogy a jogszabályi követelmény nem kényszer, hanem lehetőség.

Miért fontos az elektronikus űrlapkezelés elsajátítása?

Az e-ügyintézés a forrását tekintve semmiben nem tér el a hagyományos ügyintézési módoktól. Az állampolgárok, a gazdálkodó szervek és a közigazgatás egyes szereplőinek mindennapjai során ügyek keletkeznek. Ezek az ügyek jellemzően valamilyen iratban öltenek testet. Az e-ügyintézés célja, hogy ezek a dokumentumok minél nagyobb arányban elektronikus formában keletkezzenek, és az ügyintézés teljes folyamata is elektronikus legyen, ne legyen szükség papírra.

Egy ilyen közigazgatási rendszernek rengeteg előnye van. Az ügyfelek szempontjából a legfontosabb az, hogy személyes jelenlét nélkül, időben pedig korlátlanul tudják intézni ügyeiket. Nyilvánvaló, hogy ez mennyivel egyszerűbbé és kényelmesebbé teszi számukra az ügyintézést. Az ügygazda hivataloknál, közigazgatási szerveknél jelentkező legfőbb pozitívum pedig az, hogy az ügyintézési lépések jelentős részét automatizálhatják. Ebben van kulcsszerepe az e-ügyek indítását lehetővé tevő elektronikus űrlapoknak.

Az elektronikus űrlaphasználat előnyei azok elektronikus feldolgozásán keresztül csapódnak le. Így válik az e-ügyintézés gyorsabbá, egyszerűbbé, kevésbé erőforrás-igényessé. Ebben már az iratkezelő szoftvereknek van kulcsszerepük, amelyek nem pusztán az elektronikus iratkezelési felületet biztosítják, hanem az ügyintézésben nélkülözhetetlen feladatok egy részét végre is hajtják.

Az “Elektronikus űrlapkezelés a közfeladat-ellátásban” c. tanfolyamunkon
megtanítjuk a hatékony e-ügyintézést biztosító szoftveres megoldásokra.

Miért elkerülhetetlen az elektronikus űrlapok használata?

Az elektronikus űrlapok alkalmazási lehetőségeit és feldolgozását azért érdemes alaposan elsajátítani, mert csak így alakítható ki azok optimális használata, ami aztán a felhasználó javára fordítja az e-ügyintézés előnyeit.

Ha nincsenek jól felépítve ezek a folyamatok, ha nincs meg a háttértudás, az elektronikus űrlaphasználat még többletterhet is róhat a felhasználókra. Mivel egyelőre a hagyományos ügyindítási módok is használatban vannak, külön figyelmet igényel, hogy több csatornán érkezhet a feladat, megváltozhat a szignálási rend, figyelni kell, hogy melyik ügyben kivel, milyen csatornán kell kommunikálni.

Az e-űrlapokkal való munka ugyanakkor megúszhatatlan, a jogszabályok erről egyértelműen fogalmaznak:

  • Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (Eüsztv.) 108. § (1) bekezdése alapján az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervezetek 2018. január 1-jétől kötelesek az ügyek elektronikus intézési lehetőségét biztosítani.
  • Az Eüsztv. értelmében az érintett szervezeteknek olyan, elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszert kell működtetni, amely biztosítja az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatással létrehozott elektronikus űrlapok (ÁNYK, iFORM, ePapír) kezelését.
  • A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet 4.§ (1) előírja, hogy az iratkezelő szoftvernek támogatnia kell az elektronikus ügyintézést. A szoftver ezen előírásnak történő megfelelését segíti, ha képes az e-űrlapok adatait feldolgozni, automatikus érkeztetési, szignálási és iktatási műveleteket végrehajtani.

14.500 Ft + ÁFA

Már 3 felhasználótól jelentős kedvezményt biztosítunk, a feltételekért érdeklődjön kollégánknál!

Kurzus megrendelése


 

Mit érhet el az elektronikus űrlapok használatával?

Kiszámolta már, mennyi időt vesz igénybe egy papír alapon kezdeményezett ügynél az érkeztetési, iktatási művelet, az ügyintézőre szignálás és az üggyel kapcsolatos első adatrögzítés? Ezt mind megspórolhatja!

A formalizált, elektronikus nyomtatványok lehetőséget biztosítanak arra, hogy az azokon beküldött adatsorok feldolgozása előre definiált szabályok mentén részben automatikusan történjen. A felhasználói adatrögzítés így elkerülhető, az ügyet az iratkezelő rendszer elődolgozza, és úgy adja át a szakrendszernek, hogy a lehető legtöbb adat a helyére, a megfelelő mezőkbe kerül. Ezzel jelentősen csökkenthető a reakció idő és növelhető a hatékonyság.

Az elektronikus űrlapok fajtái:

  • ÁNYK: Az elektronikus űrlapok jelenleg legtöbbet használt formája. Az ÁNYK-s nyomtatványokat az egyes intézmények ügyközpontú megközelítéssel szerkesztik. Az eredmény egy gépi erővel könnyen feldolgozható űrlap, amely a szakrendszerek számára is befogadható. Hátránya, hogy ügyféloldali használatához az Általános Nyomtatványkitöltő Keretprogram telepítése szükséges.
  • iForm: Az ÁNYK-s űrlapok előnyeit megtartó, ügyközpontú, könnyen feldolgozható elektronikus űrlapforma. További előnye, hogy külön program telepítése nélkül, weben is kitölthető.
  • ePapír: A papíralapú ügyintézésben bevett szabadszöveges levél elektronikus változata, amely azonban biztosítja a küldő hiteles beazonosítását is.

Mit tanulhatok az űrlapkezelési e-learning kurzuson?

A DEÜSZ elektronikus űrlapkezelésről szóló e-learning kurzusán részletes információkat hallhat arról, hogy az egyes ügytípusokhoz mely űrlapfajtát érdemes választani. Sorra vesszük az optimális választás szempontjait, ügyadatokat, egységesíthető információkat és szakrendszeri tényezőket.

Az Elektronikus űrlapkezelés a közfeladat-ellátásban c. e-learning képzésünkön megtudhatja továbbá, hogy:

  • Milyen jó elektronikus űrlap használati gyakorlatok működnek, és azok hogyan tették hatékonyabbá az adott szervezet munkáját.
  • Milyen jogszabályokra kell figyelni egy elektronikus űrlap bevezetésekor?
  • Egy e-ügyintézésre szabott iratkezelő rendszer hogyan segít az elektronikus űrlapok feldolgozásában.
  • Hogyan lehet beállítani az iratkezelő rendszer űrlap feldolgozási szabályait?

Tanulja meg az elektronikus űrlapok használatát a DEÜSZ e-learning kurzusán, és tegye képessé szervezetét az elektronikus ügyintézésben rejlő lehetőségek kiaknázására!

Az e-learning előnyei

A hagyományos géptermi oktatással szemben, mely meghatározott keretek (idő, helyszín, létszám) között zajlik, az e-learning rugalmas, jobban alkalmazkodik az egyén igényeihez. A tanulók rendszerint elkötelezettebbek a tananyagok elsajátításában, ha a tanulásra fordított időt saját maguk oszthatják be. A megvásárolt e-learning licence-ek több hétig elérhetők partnereink számára.


14.500 Ft + ÁFA

Már 3 felhasználótól jelentős kedvezményt biztosítunk, a feltételekért érdeklődjön kollégánknál!

Kurzus megrendelése

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Regisztrált felhasználóink számára ingyenes szolgáltatás
Kérdésem van

Kapcsolódó cikkek

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.
© 2021 Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület (DEÜSZ). All Rights Reserved. OneOnline