Digitális transzformáció kurzus

A digitalizáció előretörésével párhuzamosan a papíralapú ügyintézés visszaszorul. Ezt a trendet a jogszabályi környezet is erősíti. 2018. január 1-je óta az állampolgárok jogosultak, a gazdálkodó szervezetek pedig kötelezettek az elektronikus kapcsolattartásra. Az elektronikus ügyintézést ezzel együtt a közigazgatási szervek széles körének kellett bevezetni. Ez kezdetben nem várt nehézségeket hozott, ám ahogy telnek az évek, úgy lesz egyre kényelmesebb és költséghatékonyabb az e-ügyintézés. A társadalom egyre jelentősebb hányada számára ez az elvárt szolgáltatás, ugyanakkor ma még senki nem kötelezhető arra, hogy ügyeit elektronikus úton intézze.

A hagyományosan, papír alapon indított ügyeket ugyanúgy be kell fogadni. Kell tudni kezdeni valamit egy joghatás kiváltására alkalmas, kézzel írott levéllel akkor is, ha az érintett ügy intézése már rég elektronikus úton történik. Számtalanszor előfordul, hogy egy, az ügy szempontjából releváns irattömeg korábbról kerül elő, papíron. Folyamatosan rendelkezésre kell állnia tehát a digitalizálási lehetőségnek, és bizonyos szervek esetében a digitális transzformáció előtt keletkezett dokumentumok projektszerű digitalizálására is szükség lehet.

Mielőtt több millió forintot fektetünk különböző digitalizálási megoldások bevezetésébe, meg kell határoznunk, hogy pontosan mi a szervezetünk célja a papír alapú dokumentumok digitalizálásával. Számtalan szempont kerülhet elő az információáramlás felgyorsításától kezdve a papíralapú dokumentumok állapotának védelmén át a tárolási költségek csökkentéséig.

Készüljön fel a digitalizálási feladatokra a DEÜSZ e-learning kurzusán! Átfogó ismeretek birtokában tisztábban láthatja, milyen eredményt vár el a digitalizációtól.

Az alábbi kellemetlen következményekkel járhat egy átgondolatlan digitalizációs projekt vagy egy, az ügyintézésbe illesztett, rosszul előkészített digitalizáció:

• Optimális lebonyolítás helyett elszaladó költségekkel szembesül.
  Tudta, hogy egy utólagos digitalizálási projektben a szükséges eszközök bérlése kifizetődőbb lehet, mint azok beszerzése vagy kiemelése a használatban lévő gépek közül?
• Zökkenőmentes működés helyett minden lelassul, a kollégák túlterhelésre panaszkodnak.
  Vajon elegendő információval rendelkezik a digitalizációról ahhoz, hogy ki tudja számolni, mekkora humánerőforrás szükséges az ön szervezeténél elvégzendő feladatokhoz?
• Rendszerezés helyett összekeverednek dokumentációk, elvesznek iratok.
  Tudta, hogy célszerű minden lényeges digitalizációs lépésről nyilvántartást vezetni, és dokumentálni a munkafolyamatokat?
• Nem lesz elég diszkrét az adatkezelés, a digitalizáció során előkerülő információk illetéktelen kezekbe kerülnek.
  Tudta, hogy a feldolgozás során használt eszközök esetében megfontolandó az internetkapcsolat tiltása?

Amennyiben a digitalizálás folyamata a napi munkavégzéshez kapcsolódik, azt is érdemes végiggondolni, hogy az adott dokumentum digitalizálását életútjának mely pontján érdemes elvégezni. Ez teljesen más lehet például egy számla és egy szerződés esetében.

A DEÜSZ e-learning kurzusán tippeket kaphat arra, hogyan építse be a digitalizálást a legoptimálisabb módon iratkezelési folyamataiba.

Már 3 felhasználótól jelentős kedvezményt biztosítunk, a feltételekért érdeklődjön kollégánknál!

Kurzus megrendelése

Egy fejlett iratkezelő rendszernek, amely képes integrálni az e-ügyintézési szolgáltatásokat és a szervezeti vagy vállalati működést segítő szakrendszereket, kulcsszerepe lehet a digitalizálásban is. Ezek a szoftverek képesek a tömeges szkennelésre úgy, hogy a digitalizált iratképeket automatikusan összekötik azok meta adataival. Ismerje meg tanfolyamunkon az iratkezelő rendszer használatával megnyíló többi lehetőséget is.

Hiteles elektronikus másolat készítésére van szükség?

Csak meghatározott kritériumok teljesülése esetén lesz hiteles egy elektronikussá alakított papíralapú irat. Ismerje meg az átalakítási folyamathoz kapcsolódó fogalmakat, az átalakításnál fontos szempontokat és az elektronikus dokumentumok megőrzésének tudnivalóit:

• Milyen elektronikus aláírás vagy bélyegző használható a hitelesítés során?
• Mikor hiteles az elektronikus dokumentum?
• Milyen dokumentumokról van lehetőség joghatást kiváltó hiteles másolat készítésére?
• Milyen kitételei vannak az elektronikusan hiteles dokumentumok megőrzésének?

A hiteles elektronikus másolat központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételével is előállítható. A vonatkozó kormányrendelet értelmében a papíralapú iratok hiteles elektronikus irattá alakításának szolgáltatója a Magyar Posta. A folyamatot inverz hibrid konverziónak nevezik és a Posta Országos Logisztikai Központjában hajtják végre. E-learning kurzusunkon megismerkedhet a postai inverz hibrid konverzió lépéseivel.

Az e-learning előnyei

A hagyományos géptermi oktatással szemben, mely meghatározott keretek (idő, helyszín, létszám) között zajlik, az e-learning rugalmas, jobban alkalmazkodik az egyén igényeihez. A tanulók rendszerint elkötelezettebbek a tananyagok elsajátításában, ha a tanulásra fordított időt saját maguk oszthatják be. A megvásárolt e-learning licence-ek több hétig elérhetők partnereink számára.

Már 3 felhasználótól jelentős kedvezményt biztosítunk, a feltételekért érdeklődjön kollégánknál!

Kurzus megrendelése